いよいよ2021年が始まった。コロナ第三波が到来する中、ビジネスパーソンの中でも、リモートワーク大歓迎の「リモート強者」とリモート化になじめない「リモート弱者」に二極化しつつある。
あなたは「リモート強者」か?「リモート弱者」か?
そんな時、心強い味方が現れた。
ITビギナーから絶大な信頼を得ている平塚知真子氏だ。
平塚氏は、Googleが授与する資格(Google認定トレーナー/Google Cloud Partner Specialization Education)を2つ保有する国内唯一の女性トレーナー経営者。
初の単著『Google式10Xリモート仕事術──あなたはまだホントのGoogleを知らない』が発売たちまち重版。12/18に日経新聞にも掲載された。
「10%改善するより10倍にするほうがカンタン」というGoogle急成長の秘密「10X(テンエックス)」で成果を10倍にする「10X(テンエックス)・10(テン)アプリ」をフルカラーで初公開。
“日本一のマーケッター”の神田昌典氏(マーケティングの世界的権威ECHO賞・国際審査員)が「全部無料! こんな使い方、あったのか」と大絶賛。曽山哲人氏(サイバーエージェント常務執行役員CHO)が「想像以上に知らない機能があった」、三浦崇典氏(天狼院書店店主)が「Google全70アプリのうち10アプリを使いこなして仕事を劇的に変える解説書。リアルよりも成果を上げる術を伝える“リモート強者”への指南書」というノウハウとはどんなものか。
では、“リモート弱者”が“リモート強者”になる、誰も教えてくれなかった方法を紹介しよう。

Google 最高位パートナーの裏ワザ!<br />9割の人が知らない<br />議事録を「会議中に完成」させる方法Photo: Adobe Stock

質問
 会議の議事録作成が大変です。何とかならないものでしょうか?

 会議の議事録作成は、リモートでも対面でも時間がかかります。

 会議中にとったメモをまとめるのに時間がかかるだけでなく、承認をもらうのに時間と手間がかかります。

 関係者への確認、修正にもわざわざ時間をとってもらわなければならず、仕事なのに、つい申し訳ない気持ちになります。

回答
「会議終了と同時に議事録完成」で参加者を驚かせましょう。

 会議や打合せの議事録作成は、時間がとられやすい仕事。それを効率すれば、業務を大幅に削減できますね。

 URLがわかれば「誰でも同時に編集できる」Google ドキュメント で、議事録は会議中に完成させてしまいましょう。

 もしかしたら、あなたの会社はいま、こんな感じはありませんか?

【アナログ議事録作成】
 1. 会議前にアジェンダを書いたフォーマットを準備
 2. 会議中は、担当者がひたすら記録
 3. 会議終了後、記録と記憶をもとに整形して議事録にする
 4. 作成した議事録の確認を参加メンバーに依頼
 5. 確認→修正→再確認 を繰り返し、まとめる
 6. 完成した議事録ファイルをアップロードまたはファイリング

 では、Google ドキュメント を使うとどうなるのか?

【リモート強者の議事録作成術】
 1. Google ドキュメント にアジェンダを書いておき、メンバーに共有
 2. 会議中に全員がアジェンダに追記して、議事録として記録。

 はい、これだけです。

「編集者」権限で共有したドキュメントに、参加者全員で同時編集するだけです。

 全員で同時編集することで、その場で確認しながら進めることができ、会議終了時には、出席者間の合意が形成された議事録が完成。改めての確認は不要です。

 Google ドライブ に保存されているので、完成版を個別にメールで送ったり、印刷してファイルする必要もありません。

 会議終了後に議事録にかける時間はゼロです。

 Google のツールを使えば、これまで手間がかかっていた作業の時間をもっと短縮できます。

 拙著『Google式10Xリモート仕事術――あなたはまだホントのGoogleを知らない』で、10分の1の労力で10倍の成果を出せる方法を紹介しています。ぜひご活用ください。