いよいよ2021年が始まった。コロナ第三波が到来する中、ビジネスパーソンの中でも、リモートワーク大歓迎の「リモート強者」とリモート化になじめない「リモート弱者」に二極化しつつある。
あなたは「リモート強者」か？「リモート弱者」か？
そんな時、心強い味方が現れた。
ITビギナーから絶大な信頼を得ている平塚知真子氏だ。
平塚氏はGoogle認定トレーナー/Google Cloud Partner Specialization Educationを保有する国内唯一の女性トレーナー経営者。
初の単著『Google式10Xリモート仕事術──あなたはまだホントのGoogleを知らない』が発売たちまち重版。12/18に日経新聞にも掲載された。
「10％改善するより10倍にするほうがカンタン」というGoogle急成長の秘密「10X（テンエックス）」で成果を10倍にする「10X（テンエックス）・10（テン）アプリ」をフルカラーで初公開。
“日本一のマーケッター”の神田昌典氏（マーケティングの世界的権威ECHO賞・国際審査員）が「全部無料！ こんな使い方、あったのか」と大絶賛。曽山哲人氏（サイバーエージェント常務執行役員CHO）が「想像以上に知らない機能があった」、三浦崇典氏（天狼院書店店主）が「Google全70アプリのうち10アプリを使いこなして仕事を劇的に変える解説書。リアルよりも成果を上げる術を伝える“リモート強者”への指南書」というノウハウとはどんなものか。
では、“リモート弱者”が“リモート強者”になる、誰も教えてくれなかった方法を紹介しよう。
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★質問
会議の議事録作成が大変です。何とかならないものでしょうか？
会議の議事録作成は、リモートでも対面でも時間がかかります。
会議中にとったメモをまとめるのに時間がかかるだけでなく、承認をもらうのに時間と手間がかかります。
関係者への確認、修正にもわざわざ時間をとってもらわなければならず、仕事なのに、つい申し訳ない気持ちになります。
☆回答
「会議終了と同時に議事録完成」で参加者を驚かせましょう。
会議や打合せの議事録作成は、時間がとられやすい仕事。それを効率すれば、業務を大幅に削減できますね。
URLがわかれば「誰でも同時に編集できる」Google ドキュメント で、議事録は会議中に完成させてしまいましょう。
もしかしたら、あなたの会社はいま、こんな感じはありませんか？
【アナログ議事録作成】
1. 会議前にアジェンダを書いたフォーマットを準備
2. 会議中は、担当者がひたすら記録
3. 会議終了後、記録と記憶をもとに整形して議事録にする
4. 作成した議事録の確認を参加メンバーに依頼
5. 確認→修正→再確認 を繰り返し、まとめる
6. 完成した議事録ファイルをアップロードまたはファイリング
では、Google ドキュメント を使うとどうなるのか？
【リモート強者の議事録作成術】
1. Google ドキュメント にアジェンダを書いておき、メンバーに共有
2. 会議中に全員がアジェンダに追記して、議事録として記録。
はい、これだけです。
「編集者」権限で共有したドキュメントに、参加者全員で同時編集するだけです。
全員で同時編集することで、その場で確認しながら進めることができ、会議終了時には、出席者間の合意が形成された議事録が完成。改めての確認は不要です。
Google ドライブ に保存されているので、完成版を個別にメールで送ったり、印刷してファイルする必要もありません。
会議終了後に議事録にかける時間はゼロです。
Google のツールを使えば、これまで手間がかかっていた作業の時間をもっと短縮できます。
拙著『Google式10Xリモート仕事術――あなたはまだホントのGoogleを知らない』で、10分の1の労力で10倍の成果を出せる方法を紹介しています。ぜひご活用ください。
