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リモートワークの普及でリアルな接点の場が減るなか、オンライン上だけでいかに良好な人間関係を構築するか。オンライン会議術やチャットコミュニケーション術のプロが提言するのは、対面で何気なく交わしていた「挨拶」と「雑談」の重要性。そして、ビジネスシーンでは使用をためらわれてきた絵文字の活用だ。取引先や、上司と部下の距離を縮める最強のコツを紹介する。
最初の挨拶は
リアル以上にテンションを上げる
オンライン会議での挨拶は、小声で「お疲れさまです」と言うだけでいい。
あなたは、こんなふうに思っていないでしょうか。取引先との商談では、しっかり挨拶するのに、社内会議ではほぼ無言……。思い当たる人もいるかもしれません。
実は、オンライン上での挨拶は、リアルの場以上に重要です。もちろん、挨拶が大事なのは対面でも同じですが、テレワークになってコミュニケーションの機会が減ったぶん、挨拶の重要性が増していると言えるのです。
特にオンライン会議では、最初のテンションが低いと、その状態のまま本題に進んでしまいます。最初の挨拶のときだけでも、テンションを上げ、明るくハキハキとした印象をほかの参加者に与えると、その後の議論も活発になります。
お手本にしたいのは、ユーチューバーです。彼らは動画が始まるとき、「はい、こんにちは～！」と勢いよく挨拶をします。元気のいい挨拶は、それだけで相手の興味をひきますし、挨拶された側もなんだかいい気持ちがするものです。
ユーチューバーにとって「これからの数分間、この人の話なら聞いてもいいな」と思わせられるかどうかは、この挨拶の瞬間にかかっています。それと同じことが、オンライン会議でも起きていると思ってください。
また社内の、特に人数の多い会議では、入ってきたときに挨拶しない人がいます。黙って入ってきて、カメラもマイクもオフのまま。そして終わると無言で去っていく。
本人も失礼なことをしている意識はないのかもしれません。しかし、これはほかの参加者にいい印象を与えません。ファシリテーターが「おはようございます」と言っても、誰も挨拶を返してくれないときもありますが、リアル（対面）の会議に置き換えてみれば挨拶を無視しているのと同じことです。
オンライン会議室に入ったらまず「お疲れさまです」「こんにちは」「お久しぶりです」、社外の人なら「お世話になっています」などと挨拶し、そのときだけでもいいので、パソコンのカメラを見るようにするといいでしょう。
カメラ越しでも目線を向けると、画面上の人たちと目が合っているように感じます。話が始まって画面の資料などを見るようになると、相手と目が合うことが減ってしまいますので、挨拶のときだけでもカメラを見て、視線を合わせて挨拶をするように心がけましょう。
チャットはオンライン上での
人間関係をよくする超便利ツール
チャットを使い慣れていない人のなかには「メールと何が違うの？」という方もいるかもしれません。
大きな違いは、チャットのほうがメールよりもカジュアルで簡易的という点です。
たとえば、メールでは、「〇〇の件で依頼です」などと件名を書き、「お疲れさまです」とか「お世話になっております」という挨拶を入れてから、長い文章を書くのが一般的です。
一方、チャットでは「お疲れさまです」「お世話になっております」などの挨拶は基本的に不要。「先ほどの件、どうなっていますか？」「この前の〇〇の件、ご確認いただけましたか？」など、いきなり本題に入ってOKです。
メールには必須の宛名や差出人の名前もいりません。メールに慣れている人は、つい「〇〇さん、お疲れさまです」と書きたくなるかもしれませんが、1対1のチャットであれば必要ありません。
では、チャットを使ってどんなコミュニケーションをとればいいのでしょうか。
まず試してほしいのが、オフィスにいるときの立ち話にあたる会話です。
全員がオフィスに出社していたときは、「そういえばこの前の件ってどうなりました？」「昨日のサッカー日本代表の試合、見た？」「今日お昼一緒に行きませんか？」というような仕事の細かい確認や情報共有、雑談まで含むコミュニケーションが頻繁に行われていました。
しかし、テレワークでは、こういった細かいコミュニケーションが激減しました。チャットツールは、こういったコミュニケーションを補完することを想定してつくられたツールでもあります。
一見、無駄なことに思えますが、ちょっとした雑談や情報共有をすることで、会社のメンバーとのつながりを感じることができますし、次回リアルで対面したときも、自然にコミュニケーションをとることができます。
