超多忙な上司が一発OKを出す「生々しい箇条書き」とは？

報告、連絡、相談、商談、提案、プレゼン……。日々、大量の情報が飛び交うビジネスの現場では、「伝える力」がますます重要になってきている。すぐに思い浮かぶのは、話す力や書く力だろう。だが、日本では大事なスキルが教えられておらず、軽んじられている、というメッセージを発してベストセラーになったのが、『超・箇条書き――「10倍速く、魅力的に」伝える技術』だ。
箇条書きは、シリコンバレーや戦略コンサルティング会社などで「短く、魅力的に伝える」ツールとして、あらゆるシーンで使われているという。“たかが”箇条書きこそ最強のスキル、という本書のエッセンスをお届けする。（文／上阪徹）

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人を引きつける「箇条書き」は何が違うのか？

　世界のビジネスシーンでは、当たり前に使われているのに、日本では軽んじられ、教えられることもない「短く、魅力的に伝える」ツール「箇条書き」。これこそ最強のスキルだ、というメッセージを発信してベストセラーになっているのが、『超・箇条書き』だ。

　著者の杉野幹人氏は東京工業大学を卒業後、NTTドコモを経てビジネススクール、INSEADでMBAを修了。米国シリコンバレーで外資系のコンサルタントとして、グローバルビジネスの第一線の人たちと仕事をしてきた。

　キャリアの過程で、伝えることが傑出して上手い人たちと出会い、箇条書きの重要性を強く認識したという。そして「短く、魅力的に伝える」箇条書き。人を動かす箇条書きを、著者は「超・箇条書き」と呼ぶ。

　そのために必要な3つの技術が「構造化」「物語化」「メッセージ化」だ。二つめの「物語化」とは何か。（1つめの「構造化」は前回の「【一瞬でバレる】伝え方が『下手な人』に共通する残念な特徴」をご覧ください）

　構造化できていても人を動かせない例として、上司に提出するAさんの次年度の目標が紹介されている。上司は「大志を抱け」が口癖の熱血漢。その報告を踏まえてアドバイスをしてくれることになっている。

＜ダメな箇条書き＞

●4つの改善策をとる
・大口の顧客には、先輩社員に協力してもらって価格交渉し、販売単価を上げる
・中堅の顧客には、関連商品も併せて提案し、販売数を伸ばす
・小口の顧客には、今までどおりにコンタクトをとり、販売を推進する
・超小口の顧客にも、今までどおりにコンタクトをとり、販売を推進する

●結果として、目標とする営業成績は売上3億円である。（P.79）

　さて、なぜこの箇条書きがダメなのか、おわかりいただけるだろうか。

つい読んでしまう「生々しい箇条書き」の秘密

　何より、この箇条書きでは、上司はまったく引き込まれないだろう。なぜなら、どこにでもありそうなものだから。他の会社でも、他の社員でもつくってしまえそうだ。

　この状態を著者は「生々しくない」と表現している。生々しくないから、引き込まれないのだ。熱血漢の上司ともなれば、なおさらだろう。下手をすれば、「つまらない報告をするやつだ」と評価を落としてしまいかねない。

　このダメな箇条書きを解決する技術が、「物語化」である。

　箇条書きは、単に羅列化されていたり、構造化されていたりすればよいというものではない。相手が「聞きたい」「読みたい」と思ってくれるように、関心を引くものでなくてはならない。

　そのためには相手が置かれている状況、すなわちコンテキスト（文脈）を考えて箇条書きをつくらなくてはならない。

　そうしてはじめて、人を引きつける生々しい箇条書きになるのだ。（P.81）

　これが『超・箇条書き』の技術、「物語化」だ。そして「物語化」に必要なことは「フックをつくる」ことと説く。相手の関心を踏まえ、相手が「自分に関係があるもの」として真剣に読み込んでくれるものにするのだ。

　本書は図示された「ダメな箇条書きの例」が、技術によってみるみる進化していくプロセスが見られることが大きな特徴だが、「物語化」では６つのステップのうちの3つ目の途中経過が、これだ。

＜物語化された箇条書き＞

●目標とする営業成績は売上3億円である
●昨年は特に大口と中堅の顧客の顧客向けの営業が上手くいかず、営業成績は1億円にとどまってしまった

●4つの改善策をとる
・大口の顧客には、先輩社員に協力してもらって価格交渉し、販売単価を上げる
・中堅の顧客には、関連商品も併せて提案し、販売数を伸ばす
・小口の顧客には、今までどおりにコンタクトをとり、販売を推進する
・超小口の顧客にも、今までどおりにコンタクトをとり、販売を推進する

●結果として、目標とする営業成績は売上3億円である。（P.95）

　さて、冒頭に要素を加えただけで、印象が大きく変わったことをお気づきになっただろうか。熱血漢の上司を意識して、フックをつくったわけだ。

　フックをつくるために、本書では3つのコツが紹介されているが、これが1つ目のコツ「イントロづくり」。「相手が期待していること」を伝えるのだ。ただし、これは相手や相手が置かれているコンテキスト次第で変わっていく。

「逆に評価を下げる」伝え方の落とし穴

「物語化」のコツ、残る2つが「MECE崩しで考える」だ。MECEとは「漏れなく、ダブりなく」考える手法。ところが、このMECEが、箇条書きでは落とし穴になることがあるという。

　MECEは広く普及した結果、むやみに使われている。時に箇条書きでは、使い方を誤ると大きな問題が起きる。
　それは「漏れなく、ダブりなく」伝えることでフックをなくしてしまうということ。
　つまり、物語化に失敗し、相手の関心を引けなくなるという問題が起きる。（P.97）

　フックとなる「イントロ」はでき、上司の関心を引くことができたが、これは出だしに成功しただけ。そのあとも興味を持ってもらえなければ、それまでである。

　だが、「4つの改善策」は果たして上司の心に刺さるものになっているか。大口、中堅、小口、超小口と規模に応じて4段階に分けた顧客層は、まさにMECEに分けただけではないか。

　つまり、MECEで伝えたことが原因で、「物語化」に失敗してしまっているのだ。

　そもそも営業においては、大口や中堅の顧客に集中することで成績を伸ばすというのが営業戦略の基本だ。小口や超小口は手間がかかるわりには売上げ規模が小さいからだ。
　そのため、来年の所信表明でわざわざ小口や超小口の顧客向けの施策を力説すると、「ああ、こいつはやることが総花的で、営業戦略の視点がないから成績が上がらないのだな」と思われ、この箇条書きで余計に自らの評価を下げるかもしれない。（P.101）

　ドキッとする人も少なくないのではないか。箇条書きで伝えるとき、MECEにこだわると、こんなリスクが潜んでいるのだ。だから、「MECE」は戦略的に使いこなさないといけないというのである。

　もうひとつのコツ「固有名詞を使う」と併せて、さてAさんの箇条書きはどう「超・箇条書き」になったのか。ぜひ、本書を見てみてほしい。

（本記事は『超・箇条書き――「10倍速く、魅力的に」伝える技術』より一部を引用して解説しています）

上阪徹（うえさか・とおる）
ブックライター
1966年兵庫県生まれ。89年早稲田大学商学部卒。ワールド、リクルート・グループなどを経て、94年よりフリーランスとして独立。書籍や雑誌、webメディアなどで幅広く執筆やインタビューを手がける。これまでの取材人数は3000人を超える。著者に代わって本を書くブックライティングは100冊以上。携わった書籍の累計売上は200万部を超える。著書に『マインド・リセット～不安・不満・不可能をプラスに変える思考習慣』（三笠書房）、『成功者3000人の言葉』（三笠書房＜知的生きかた文庫＞）、『10倍速く書ける　超スピード文章術』（ダイヤモンド社）ほか多数。またインタビュー集に、累計40万部を突破した『プロ論。』シリーズ（徳間書店）などがある。

【大好評連載】
第1回「こいつは仕事ができない」すぐバレる書き方、意外な共通点
 第2回【一瞬でバレる】伝え方が「下手な人」に共通する残念な特徴