「一発で結論が出る会議」をするリーダーが「事前に参加者全員に伝えていること」

会社員が忙しいと感じる理由の一つに、会議の多さをあげる人もいるはずだ。もちろん必要な会議もあるが、「なんで参加しなければならないんだろう」と感じる会議もある。そんな気持ちで参加するのは誰にとっても苦痛である。また、このような状態でよい会議にするのはなかなか難しい。参加者を前向きな気持ちにさせて、意義のある会議にするためにはどうしたらいいのだろうか。その方法について教えてくれるのが、3万人に「人と話すとき」の対話術を指導してきた人気ファシリテーション塾塾長・中島崇学氏の著書『一流ファシリテーターの 空気を変えるすごいひと言――打ち合わせ、会議、面談、勉強会、雑談でも使える43のフレーズ』だ。本記事では、本書の内容をもとに、会議の空気を変える方法を紹介する。（構成：神代裕子）

「これ何のための会議？」を無くすには

　筆者が以前働いていた会社は、とにかく会議が多かった。リーダー職についてからは、特に参加すべき会議が増えた。

　業務上必要な情報が共有される会議もあったし、経営層がリーダーの意見を聞きたいという目的のものもあった。しかし、「これ、私は何のために参加しているの？」と思うものも少なくなかった。

　それは他の人もおそらく同じような状況で、会議中にひと言も発しないまま1～2時間、ただ座っているだけの人も結構いた。発言しやすい空気でもなかったように思う。

　こうした会議の風景は、決して珍しいものではないはずだ。

　しかし、参加者の場合は「面倒くさいな」で済ませられるかもしれないが、自分がファシリテーターの場合はそうはいかない。

　もしあなたがファシリテーターの立場であるならば、どうすれば前向きな気持ちで参加してもらえるのか、積極的に発言してもらえるのかと頭を悩ませていることだろう。

　一体どうすればいいのだろうか。

参加者の不安を解消する方法

　中島氏によると、「空気がカタくなるのはみんなが『漠然とした不安』を抱いているから」だそうだ。

　そして、この漠然とした不安は「会合の目的が明らかになれば激減する」と指摘する。

　会議を開く側からすると、「○○についての会議だと言っているじゃないか」と思うかもしれない。でも、それだけでは足りないのだという。

　筆者が会議に参加していた時に「私は何のために参加しているの？」と思っていたのはまさにこれである。参加者に対して明確に、何をどこまでしてほしいのかを伝えなければ戸惑ってしまうのだ。

テーマをとにかくシンプルに伝える

　さらに、伝え方としては簡潔であることが大事である、と中島氏は注意を促す。

　以下はよくない例だ。

　一方で、こちらはいい例。テーマはつまらなくてもいいので、自信を持って言い切ることが大事だ。

　その際、「新しいことをします」「大改革をします」などと伝えるのもいうのもNGなのだという。

　会社をよい方向に変えていきたいと勇んだ結果、つい言ってしまうケースもあるのではないだろうか。気をつけたいところだ。

目的を意識させて、協力し合う状態に

　目的をシンプルに伝えたら、話し合いに集中するために、終了時間を共有することも重要だ。

　ここまではしている人も多いかもしれないが、中島氏はさらにもう1段階、空気を変えるための言葉を提案する。

　こうして挙手をしてもらって「合意を取り付ける」ことで、「みんなの時間をみんなで守る」となるのだそうだ。

　さらに、目的と終了時間をホワイトボードなどに書いて、「見える化」しておくことも勧めている。

　確かに、時間を明確に指定され、「みんなでこれを目指そう！」と目的がはっきりすれば、参加者も自分が何を考えるべきなのか、頭が働き始めるに違いない。

話し合いの空気を変えるのはゴールの設定

　中島氏は、さらに「話し合いのゴールのイメージまで共有できると、結束する雰囲気がいっそう高まる」と話す。

　これを、「新しいオフィスの整理整頓」を例に説明すると次のようなひと言になる。

　このようにゴールを設定することで、意見が方法論に傾きがちになるのを防ぐことができるのだという。

　目的と時間とゴールを伝える。そうすることで会議の空気が変わるなら、ぜひ取り入れてみたいものだ。

目的を意識させて、協力し合う状態に

　忙しい毎日の中で、時間を取られる会議に参加するのは、誰でも気が重いものだ。

　だが、ファシリテーターのひと言で、みんなが意味のある会議と思えるようになれば有意義な時間に変わる。

　もし、あなたがファシリテートする機会があるなら、本記事を参考に試してみてほしい。

　これまでと違う空気を生み出すきっかけになるのではないだろうか。