「感じのいい人になれるか」は、毎日のメールで決まる。「相手に間違ったニュアンスで伝わってしまう」「文面がこわいと言われるが、原因がわからない」「メールの返信に時間がかかりすぎて、1日が終わってしまう」。メール仕事には、意外と悩みがつきものです。本連載では、中川路亜紀著『新版 気のきいた短いメールが書ける本』（ダイヤモンド社）から編集・抜粋し、迷いがちなメールの悩みを解決するヒントをお届けします。（構成／ダイヤモンド社書籍編集局）
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アポを取るときのメールは、言葉選びひとつで印象が変わります。感じのいい人は、相手に負担をかけない、前向きな言い回しを選んでいます。今回は、そんな人が避けている表現と、代わりに使える例をご紹介します。
否定を含む質問は不自然に聞こえることもあるので注意
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×打ち合わせをしていただけませんか。
○打ち合わせをお願いしたくご連絡いたしました。
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否定の質問形は「難しいかもしれませんが」というニュアンスが含まれるので、通常の依頼ごとは素直なお願い文で書きます。
予定を知らせるだけなら「ご予定ください」で十分
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×次回は7月20日になりますので、ご承知おきください。
○次回は7月20日になりますので、ご予定ください。
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「ご承知おきください」は何かの制約条件などについて理解を求めるときによくつかわれる表現で、念を押すような「圧」のある言葉です。単に、次の予定を知らせるだけなら、もっと軽く「ご予定ください」などの表現が適しています。
後からの約束を優先したと思われるのはもったいない
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×用事ができてしまいました。
○どうしても都合がつかなくなりました。
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「用事ができてしまった」というと、後からきた用事を優先したように聞こえ、相手は不快感を抱きます。詳細は説明せず、やむをえない緊急の用件が入ったという書き方にするのが礼儀でもあります。
※本記事は『新版 気のきいた短いメールが書ける本』を一部抜粋・編集したものです。
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