「仕事ができる人になれるか」は毎日のメールで決まる。相手に間違ったニュアンスで伝わってしまう」「文面がこわいと言われるが、原因がわからない」「メールの返信に時間がかかりすぎて、1日が終わってしまう」。メール仕事には、意外と悩みがつきものです。本連載では、中川路亜紀著『新版 気のきいた短いメールが書ける本』（ダイヤモンド社）から編集・抜粋し、迷いがちなメールの悩みを解決するヒントをお届けします。（構成／ダイヤモンド社書籍編集局）
Photo: Adobe Stock
その特徴は「文章がくどい、または先回りしすぎる」ということです。せっかく丁寧に書いているつもりでも、相手にとっては読みにくく、仕事を遅らせてしまう原因になってしまいます。本記事では、全体の長さを短くして、文章も簡潔にする「ビジネスメール」の基本ルールを紹介します。
強調語は使いすぎない
-------------------
×良くないメール×
先日は、とても貴重なお話をたくさんお聞きできて、非常に勉強になりました。
特に、研究チームの皆様の、たいへん献身的で粘り強いご努力によって、この非常に素晴らしい結果が生み出されたということを知り、とても感動いたしました。
-------------------
強調語や修飾語が多い文章は、流れが悪く、場合によっては感情的すぎる印象を相手に与えます。自分のメールを読み返してみてしっくりこないときは、思い切って強調語や修飾語を減らしダイエットしてみてください。
-------------------
○良いメール○
先日は、貴重なお話をお聞きでき、勉強になりました。
特に、研究チームの皆様の粘り強いご努力によって、
このような結果が生み出されたということを知り、感動いたしました。
-------------------
先回り・事細かに説明しすぎない
承諾してもらえるかどうかわからない仕事や協力を打診する場合は、段階を踏んで話を進めたほうがスムーズです。たとえば、
・ まずは面会のアポイントをお願いし、会ってから条件などの詳細な交渉をする
・ メールで打診する場合も、最初の打診でおおむねの承諾をもらった上で、細かい依頼をする
など。
メールはどんどん先のことまで書けてしまいますが、あまり先回りしないで、相手の出方を見てから返信で詳細を詰めるという考え方も必要です。
-------------------
×良くないメール×
○○をお引き受けいただけましたら、誠に幸いに存じます。
お引き受けいただける場合は、会場までのタクシー券をお送りしますのでご利用ください。もしも、電車のほうがよろしければ、有楽町線麹町駅が便利です。
その場合は、別途交通費をお支払いします。麹町駅から会場までは5分程度です。
雨天の場合は、プログラムが変更になる場合があります。
-------------------
本記事は『新版 気のきいた短いメールが書ける本』を一部抜粋・編集したものです。
『新版 気のきいた短いメールが書ける本』とは？
☆11万部突破、日本で一番売れてるメールの本☆
簡潔で無駄がないのに、相手に気持ちがきちんと伝わる。
正しい「短いメール」の書き方を紹介します。
「ビジネスチャット」におけるマナーや文例も学べる！
基礎を学びたい新入社員から、知識を再確認したい中堅・ベテラン社員まで必読の1冊です。
