「今日も仕事が、終わらなかった…!!」
毎日「また終わらなかった…」を繰り返して、うんざりしたり、落ち込んだりしていないだろうか。「量が多すぎて残業ばかり」「要領が悪い」「やりたいことができない」など、悩みは根深いのではないだろうか。
「その原因は3つの“隠れたムダ”です」ータスク管理オタクで、ダンドリ磨いて30年超のエキスパート・萩原雅裕さんはこう語る。今回は書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』の中から、「仕事が終わらせる人のコツ」を紹介する。
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「どこまでやったか忘れた」は重大な、“隠れたムダ”
こんな場面を想像してみてください。
今日は金曜日、あなたは素晴らしいアイデアを思いつきました。「これでカンペキだ！」と確信して、気分よく退社。友人との夕食を楽しみ、月曜日を迎えます。
ところが翌週、出社してパソコンを開いたところで、固まります。
「あれ、何を思いついてたんだっけ……？」
あなたの頭の中には、もう先週のアイデアは残っていません。そうしてモヤモヤしながら、思い出せなくなった素晴らしいアイデアを思い出すのに、時間と労力を取られてしまった……。
このような仕事の仕方をしていては、仕事が遅くなるのもうなずけます。
この状況を別の言い方で表現すると「せっかく仕事が進んでいたのに、逆戻りさせられている」が近いでしょう。ちゃんと作業を進めたのに、そのたびに何をやったか忘れてしまっているわけです。前回進めたところではなく、少し戻ったところから再開するわけですから、まさに3歩進んで2歩下がる状態です。
中断すると手戻りならぬ「アタマ戻り」する
では、仕事が速い人は何をしているのか。
その正体は、一度やったことを忘れない＝「中断の技術」です。それは「翌日以降の自分」がスムーズに動けるような準備＝「中断中」のための備えをしているのです。
多くの人は作業の「手戻り」には気をつけますが、思考の「アタマ戻り」を見過ごしています。
「手戻り」とは、「作業を進めたが、何らかの理由でその作業の成果物が使えず、もう一度同じ作業をやり直すこと」を指します。この「手戻り」は作業のやり直しなので目に見えやすく、誰もがムダだと感じるでしょう。
一方で、「アタマ戻り」は「一度考えたことを忘れてしまい、また考え直すこと」を指します。「アタマ戻り」は目に見えないため、そのムダに気づきにくいのです。
「中断」するときに「保存」すればアタマ戻りしない
では、時間が経つと忘れてしまうなら、どうすればよいか。
答えはシンプル。中断するタイミングで「保存」すればよいのです。
具体的には「引き継ぎ書」を書くです。未来の自分宛てに引き継ぎ書を書くのです。引き継ぎ書と言っても、これはただのTodoリストではありません。「未来の自分が作業を再開するときに思い出すための引き継ぎメモ」です。Todoリストを書くと「次に何をすればいいか」は思い出せますが、その時に持っていたアイデア・違和感など、磨かれた思考の断片は消えてしまいます。それでは、せっかく進んだ仕事をもう一度やり直さなければなりません。
だからこそ「引き継ぎ書」。未来の自分がスムーズに動けるよう、過去の自分の思考を引き継ぐのです。これにより、仕事がグンと速く進むようになります。
（本記事は『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』に編集・調整し、一部特別に書き下ろした原稿です）
＼計画・実行・中断の技術で／
毎日思い通りに仕事が終わる！
本書の内容
☆★仕事が3倍速くなる【計画・実行・中断】の技術★☆
◎隠れたムダ① 手戻りをなくす
→「計画モード」で終わる計画を作る
（脳内リハーサルで「あとはやるだけ状態」に）
◎隠れたムダ② 切り替えをなくす
→「実行モード」で迷わず手を動かす
（超集中で「頭のいい自分」を引き出す）
◎隠れたムダ③ 一度やったことを忘れる
→「中断モード」で思い出す時間をゼロにする
（引き継ぎで「頭のいい自分」をリロードする）
＋
究極の進化系「●●モード」で
仕事が10倍速くなる。
ー
『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』萩原雅裕・著（ダイヤモンド社）
