「今日も仕事が、終わらなかった…!!」
毎日「また終わらなかった…」を繰り返して、うんざりしたり、落ち込んだりしていないだろうか。「量が多すぎて残業ばかり」「要領が悪い」「やりたいことができない」など、悩みは根深いのではないだろうか。
「その原因は3つの“隠れたムダ”です」ータスク管理オタクで、ダンドリ磨いて30年超のエキスパート・萩原雅裕さんはこう語る。今回は書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』の中から、「仕事が終わらせる人のコツ」を紹介する。
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「確認します」はアクションではない
・「確認します」
みなさんもよく使ってしまっていないでしょうか。上司からの指示、お客さんからの質問、会議での回答……など、つい相手のコトバに「確認します」と返してしまうことは多いと思います。
しかし実は、この言葉は「仕事が遅くなる」要因になる非常に危険な言葉です。
では、仕事がデキる人は代わりに何と言うのでしょうか。そのヒントが本書で紹介している「アクション動詞」にあります。
アクション動詞とは「実際にどう、手を動かすのか？」を表す動詞のことです。タスクリストは、このアクション動詞で書くことが重要なのです。
では実際に、たとえば次のようなTodoがあるとしましょう。
・「Aさんスケジュール確認」
つい、このように書いてしまいがちですが、これではすぐに手が動き出すイメージが持てません。次のように書き換えてみましょう。
・Aさんにスケジュールを確認する
言葉としては僅かな違いですが、この「する」をつけるだけでも実は違いがあります。行動に意識が向くからです。
でも、まだ肝心の「確認」がアクション動詞になっていませんね。そもそも確認とは何をすることでしょうか。
・Aさんにスケジュールを確認する
↓
・Aさんにスケジュールをリマインドメールする
これで、実際に何をするのかがわかりました。スマホでメールを打って、Aさんにスケジュールが合っているかの連絡をすればよいわけです。
これが「アクション動詞」でタスクを書くということです。
些細（ささい）な違いに思えるかもしれませんが、実はこれだけで作業がグッと速くなります。タスクリストを見た時の「これ、何だったっけ？」という迷いから解放されて、すぐに手が動くようになるからです。
「あとはやるだけ状態」を作る
ここで何より重要なのは、タスクリストを作る時に、「あとはやるだけ状態」をつくることです。
アクション動詞で重要なのは、見た瞬間に迷わず行動（アクション）に移せる言葉でタスクを表現することです。そうすれば、時間を置いても、細切れの時間しかなくても、すぐに手を動かせるようになり、仕事が速く進みます。「次に取るべき具体的な行動」さえわかっていれば、「あとはやるだけ」になりますから。
仕事が速い人は、必ずしも作業スピードが速いわけではありません。こうした「何をするべきだったか思い出す」という“隠れたムダ”を取り除くことで、仕事の効率を上げているのです。
（本記事は『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』の一部を編集・調整・加筆した原稿です）
＼計画・実行・中断の技術で／
毎日思い通りに仕事が終わる！
本書の内容
☆★仕事が3倍速くなる【計画・実行・中断】の技術★☆
◎隠れたムダ① 手戻りをなくす
→「計画モード」で終わる計画を作る
（脳内リハーサルで「あとはやるだけ状態」に）
◎隠れたムダ② 切り替えをなくす
→「実行モード」で迷わず手を動かす
（超集中で「頭のいい自分」を引き出す）
◎隠れたムダ③ 一度やったことを忘れる
→「中断モード」で思い出す時間をゼロにする
（引き継ぎで「頭のいい自分」をリロードする）
＋
究極の進化系「●●モード」で
仕事が10倍速くなる。
ー
『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』萩原雅裕・著（ダイヤモンド社）
