「今日も仕事が、終わらなかった…!!」
毎日「また終わらなかった…」を繰り返して、うんざりしたり、落ち込んだりしていないだろうか。「量が多すぎて残業ばかり」「要領が悪い」「やりたいことができない」など、悩みは根深いのではないだろうか。
「その原因は3つの“隠れたムダ”です」ータスク管理オタクで、ダンドリ磨いて30年超のエキスパート・萩原雅裕さんはこう語る。今回は書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』の中から、「仕事を終わらせる人のコツ」を紹介する。
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「対応します」はNGフレーズ
「対応します」
みなさんもこの言葉を使ってしまっているのではないでしょうか。上司から急な確認を求められた時。仕事を割り振られた時。お客さんから依頼を受けた時……仕事で「対応します」という言葉を使う場面は非常に多いと思います。
しかし、その仕事を「やることリスト」に書いたり、頭の中で整理する時に、次のように残してしまっていないでしょうか。
・Aの件について、対応する
実はこれでは、仕事は思うように進みません。仕事ができる人は、このようにメモを残さないのです。
では、どのように残すのか？ 早速見ていきましょう。
アクション動詞でメモを残す
「対応」という言葉は使いやすくて便利ですが、実は欠点があります。
それは、「実際にどう手を動かしたら良いか、想像したり思い出したりしないと、見えてこない」という点です。
対応と言っても、実際には何をするのでしょうか。メールを送るのか、データを確認するのか、資料を作るか……どれもこの「対応」という言葉で表せてしまいますが、実際にはその先の作業「手を動かす」があるはずです。
たとえば仕事ができる人なら、次のようにタスクリストを書き換えます。
・Aの件について、対応する
↓
・A社のデータを資料1枚にまとめる
・Aに関してBさんにメールを書いて送る
ここまですると、「あれ、何をするんだっけ？」と考えることなく、作業を進めることができます。これが「対応」と書いてあるとこうはいきません。なぜなら「対応って、ええと……」と考えるところから、仕事を始めないといけなくなるからです。
（本記事は『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』に編集・調整し、一部特別に書き下ろした原稿です）
＼計画・実行・中断の技術で／
毎日思い通りに仕事が終わる！
本書の内容
☆★仕事が3倍速くなる【計画・実行・中断】の技術★☆
◎隠れたムダ① 手戻りをなくす
→「計画モード」で終わる計画を作る
（脳内リハーサルで「あとはやるだけ状態」に）
◎隠れたムダ② 切り替えをなくす
→「実行モード」で迷わず手を動かす
（超集中で「頭のいい自分」を引き出す）
◎隠れたムダ③ 一度やったことを忘れる
→「中断モード」で思い出す時間をゼロにする
（引き継ぎで「頭のいい自分」をリロードする）
＋
究極の進化系「●●モード」で
仕事が10倍速くなる。
ー
『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』萩原雅裕・著（ダイヤモンド社）
