また忘れてる…「仕事のミスが多い人」の共通点

「また忘れてる……」「確認したつもりだったのに」。仕事で同じようなミスを繰り返し、「自分は注意力が足りないのでは」と落ち込んだ経験はないでしょうか。しかし、その原因は記憶力や能力ではないかもしれません。実は、仕事のミスが少ない人には共通する習慣があります。

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ミスしてしまう人の共通点

「また確認を忘れた」「メールを送り忘れた」「修正しようと思っていたのに、そのまま提出してしまった」。そんなミスを何度も繰り返してしまう人は少なくありません。「せめてメモに残さなきゃ」とメモを作っても、結局うまくいかない……なんて経験はないでしょうか。

しかし、その原因を「記憶力が悪いから」「注意力が足りないから」と考えてしまうのは早計です。実は、仕事のミスが多い人には、ある共通した特徴があります。

それは、ミスが多い人は「考えたこと」を残していない、ということです。

多くの人は、「資料を作る」「メールを返信する」といった仕事自体は覚えています。しかし、その仕事について考えていたことまでは残していません。

例えば、「提出前に数字をもう一度確認しよう」「この表現は上司に相談してから送ろう」「あとで◯◯のデータも見比べよう」と思っていても、中断してしまうと、その意図は驚くほど簡単に消えてしまいます。

つまり、ミスが起きるのは能力が低いからではありません。「考えていたこと」を記録していないため、再開したときには確認すべきポイントを忘れてしまっているのです。

書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？』の中では、この現象を「アタマ戻り」と呼び、次のように説明しています。

何かを「再開する」のは、負荷が非常に高いものです。「どこから手をつけようか」「何を考えればいいんだっけ」といった迷いは、大きな負担として頭にのしかかってきます。
この「思い出す」作業で、私たちはムダな時間とエネルギーを消費してしまいます。

これは誰にでも起こることです。人は忘れるようにできています。だから、「覚えておこう」と頑張るほど、ミスは減りません。

仕事ができる人は、作業を中断するときに「ここまで終わった」とだけ書くことはありません。

・「数字をもう一度資料と突合する」
・「A案とB案を比較するスライドのたたき台を作る」
・「部長に根回しをするため、一声かけておくこと」
といった、その瞬間に考えていたことまで残しています。

だから翌日に仕事を再開しても、「何を確認するつもりだったか」を思い出す必要がありません。未来の自分が迷わないように、過去の自分が引き継ぎを残しているのです。

私たちは、「もっと注意しよう」「忘れないようにしよう」と考えがちです。しかし、本書にはこんな言葉もあります。

「仕事をうまく進められる人は、自分が一度考えたことをムダにしません。」

仕事のミスが多い人と少ない人の違いは、記憶力ではありません。一度考えたことを頭の中に置いたままにするか、メモとして残すかの違いです。

「また忘れてる……」を繰り返してしまう人ほど、頑張って覚えようとするのではなく、「忘れること」を前提に仕事をしてみてください。そのための最も簡単で効果的な方法が、「中断メモ」を残すことなのです。