「この人に頼んで大丈夫だろうか」。一度そう思われてしまうと、職場で信用を取り戻すのは簡単ではありません。では、仕事で信用を失うのは、どんな人なのでしょうか。書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』から考えてみましょう。
Photo: Adobe Stock
信用を失う人は「期日」を守らない
「金曜日までに出します」と言ったのに、金曜日になっても出てこない。「来週には送ります」と言っていたのに、翌週になって「すみません、もう少しかかります」と言う。これが何度も続けば、「この人の言う期日は信用できない」と思われてしまいます。
では、なぜ期日を守れないのでしょうか。「仕事が遅いから」と考えがちですが、もっと前の段階に原因があります。それは、自分で立てた計画が甘いことです。
「来週には送ります」と言う前に、本当に計画しているか
例えば、月曜日に仕事を頼まれて、「来週には送ります」と答えたとします。
このとき、本当に「来週までに終わる」と確認しているでしょうか。「一週間以上あるから大丈夫だろう」「これくらいなら終わりそう」と、なんとなく答えてはいないでしょうか。
本書では、「どれほど適当な見積もりでも、上司やお客さんに伝えていれば、それは『期限』になります」と説明しています。自分にとっては「だいたい来週」という感覚でも、相手に伝えた瞬間、それは約束になります。だからこそ、期日を口にする前に、本当にその日までに終わるのかを確認しておかなければなりません。
「長く時間を取る」だけでは計画にならない
ここで勘違いしやすいのが、「余裕を持って期日を設定すればいい」ということです。例えば、本当は3日で終わりそうな仕事に対して、「念のため一週間取っておこう」と考えるケースです。
しかし、長く時間を取ったからといって、必ず終わるわけではありません。その仕事で何をするのかが見えていなければ、必要な時間そのものがわからないからです。
一流は、頭の中で一度仕事を終わらせている
そこで本書がすすめているのが「脳内リハーサル」です。
＝「頭の中で1回仕事を終わらせるシミュレーションをすることで、『どうすれば最後の状態を実現できるか』を先にイメージするのです。」
例えば資料を作るなら、「まず必要なデータを集める。次に構成を決める。それから資料を作る。完成したら上司に確認してもらう。指摘されたところを修正して提出する」と、実際に仕事をする順番で頭の中を進めていきます。すると、「データをもらうのに時間がかかりそうだ」「上司に確認してもらう時間も必要だ」「修正まで考えると、金曜日では間に合わない」といったことが、仕事を始める前に見えてきます。
こうすれば、「あとはやるだけ」ですから、仕事が自然と思ったとおりに終わるようになります。
信用は「約束する前」の計画で決まる
期日を守るために必要なのは、とにかく長めに時間を確保することではありません。期日を伝える前に、脳内リハーサルで仕事を一度最後まで進めておくことです。
事前に、仕事を前から順番に脳内リハーサルしておく。そして「あとはやるだけ状態」を作ってから、期日を伝える。
期日を守れるかどうかは、計画段階ですでに決まっているのです。
