職場で「あの人、ずっと忙しそうだな」と感じる人はいないでしょうか。実はそうした「動き」の多さこそ、仕事にムダが生まれているサインかもしれません。今回は書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』から、ムダの多い仕事をしている人に共通する特徴を紹介します。
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ワースト1は「仕事の切り替えが多い」
ムダの多い仕事をしている人は、とにかく仕事の「切り替え」が多い傾向があります。
企画書をつくっている途中でメールに返信し、戻ってきたら同僚に話しかけられ、その対応が終わったところでチャットを見る。こうして仕事を切り替えるたびに、「さっきはどこまでやったんだっけ」「次に何をするつもりだったんだっけ」と、それまでの思考を読み込み直さなければなりません。
本人はずっと動いているので忙しく感じます。
しかし、切り替えが増えるほど、本来やる必要のなかった「思い出す仕事」も増えていきます。
「集中できない環境」をそのままにしていないか
しかも、切り替えは自分の意思だけで起きるわけではありません。
仕事中に頻繁に話しかけられる、すぐに呼び出される、メールやチャットの通知をすべてオンにしている。こうした環境で働いていれば、一つの仕事に集中しようとしても、そのたびに中断させられます。
もちろん、すべての連絡を無視することはできません。しかし、通知を切って確認する時間を決める、集中したい時間は話しかけられにくい場所に移動するなど、切り替えを減らす工夫はできます。
「集中力がない」と自分を責める前に、そもそも集中が途切れ続ける環境になっていないかを確認する必要があります。
「時間だから」で突然やめるのも切り替えになる
もう一つ気をつけたいのが、自分から仕事を中断するときです。
「会議の時間だから」「もう昼休みだから」と、考えている途中でいきなり仕事を切り上げてしまう。すると、再開したときに資料そのものは残っていても、「このデータとあのデータを比較しよう」「次はこの切り口を試そう」といった頭の中の情報は消えてしまいます。
その結果、資料を読み直して、「自分は何をしようとしていたんだっけ」と思い出すところから始めることになります。切り替えをゼロにできなくても、切り替える前の行動によって、そのムダは減らせます。
切り替えるなら「中断メモ」を残す
そこで有効なのが「中断メモ」です。仕事を止める直前に、「どこまで終わったか」「今何を考えていたか」「次に何をするか」を15秒でもいいので、短く残します。
仕事のムダを減らすには、何より「切り替え対策」。これに尽きます。
