せっかくのアドバイス、“思いつき”と思われてない？メンバーから信頼を勝ち取る「発言ノート」のススメ

部下の成果や失敗に対して的確なアドバイスをする、というのは、リーダーにとっては大事な仕事。ところが……
「いいアドバイスをしたはずなのに、怪訝な顔をされた」
「部下から『前と言っていることが違う』と言われた……」
こんな経験、ありませんか？こんな「症状」が見られれば、それは「つまずき」のサイン。放っておくと、メンバーとの信頼関係がガタガタと崩れていく恐れがあります。
「悩めるチームリーダーにこそ、『技術』が必要だ」との思いで『ぼくは「技術」で人を動かす』を執筆したオイシックス社長髙島宏平氏が、とっておきの「レシピ」を紹介！今回は、メンバーとの1対1のコミュニケーションに効くレシピをご紹介します。

【リーダーのつまずき】
アドバイスしているつもりが、
「前と言っていることが違う」と言われた……

オイシックスの社員1人ひとりについてメモを書いた、分厚いルーズリーフがあります。

創業3年目くらいから、半年に1度の社員との個別面談の際、その人について感じたこと、その際にどんなやりとりをしたかを記録するようになりました。

当時の社員数は20～30人ほど。細かなことまで記憶できなくなってきたタイミングで始めました。社員数150人くらいまでが限界で、今はさすがに全社員ではありませんが、それでもリーダークラスについては、同じようなメモを蓄積しています。

作業としては、難しいことではありません。ただ、手間と時間がかかります。休日を使うこともありますし、長期スパンで記録していくので根気がいります。でも、やるとやらないとではまったく違う――その手応えがあるから続けていると言えます。

取引先やお客さま、部下についてなど、その人のことをメモにするというのは、特別珍しいことではありません。私がやっているちょっとした工夫は、「自分が何を言ったか」も含めてメモを取ることです。参考までに、手順を紹介しておきましょう。半年に1回の面談の際は、次のようにメモを取り、活用していました。

1） 1回目の面談では、コミュニケーションの内容を記録。相手の発言はもちろん、それに対して自分が言ったこと、与えた課題についても忘れずにメモする。
2）面談終了後に、質疑応答から浮かんで来たその人の適性・長所、課題をまとめておく。
3）半年後の面談前には、前回のメモを見直す。今回は何を聞くか、何を伝えるかを準備し、それもメモしておく。前回自分が与えた課題についても面談者の上司や人事担当に確認したり、データを確認したりする。半年の間に気づいたことがあれば、「面談で言おう」と書き足しておいてもよい。前回もらった彼・彼女の要望やリクエストに応えたかも確認。
4）半年後の面談では、前回与えた課題がどうなっているかをその人に聞き、自分の評価を伝える。要望やリクエストに応えた場合は十分であるか確認し、応えていない場合はその理由を説明。進捗状況、相手の発言、今回の自分の発言、そのときに与えた新たな課題も含めてコミュニケーション内容を記録する。
5）面談終了後に、その人がどう成長したか・していないか、それに伴うさらなる課題もまとめておく。

この繰り返しでメモは増えていきます。面談しながらメモをとり、書ききれない分は面談終了後にも少し時間を取りメモを仕上げるようにしています。