1日200通を超える「メール」に時間を奪われない方法

残業できない、残業を部下にさせられない環境下で生産性を上げていくには、仕事を圧縮していくしかなかった――。3社の外資系企業を渡り歩き、14年間かけて磨き上げてきた「仕事圧縮術」を公開！　新刊『すべての仕事を3分で終わらせる 外資系リーゼントマネジャーの仕事圧縮術』から、仕事を小さくしていくことで、「スピード」と「質」を最大化する仕事術を紹介していきます。「労働時間の長さ」「生産性の低さ」に対する課題をどのように乗り越えてきたのか、問題解決に役立つノウハウがあります。

メールに時間をとられてはいけない

「作業時間が遅い」「段取りが悪い」など、明らかに自分の問題であることがはっきりしていれば、時間を圧縮することは不可能ではありません。しかし、他者からの影響によるものは、なかなか回避できません。その最たる例が「メール」です。

　最近の傾向として、仕事で受け取るメール量がどんどん増えているといわれています。ＣＣで送られてくるあまり重要ではないメールも含めると、1日で受けるメールの量は膨大で、その処理に忙殺されて、自分の仕事ができないときもあります。私でさえ200通以上、上司は600通を超えるメールをさばいていました。

　実は、マイクロソフトやデロイトコンサルティングといったグローバル企業では、あまりメールを多用しません。チャットや電話、打ち合わせで、スピーディに必要な取り決めをします。

　メールは必要なツールですが、仕事の目的は成果を上げることです。そして、少しでも早く上げることです。すべてのメールをじっくり読み込んでいたら、思いがけず時間を浪費してしまいます。重要度の高いメールへの対応が遅れてしまうこともあります。

　これを防ぐために私の場合、重要度が高くなっている仕事関係者からのメールは、自動的に色分けする設定にして、フォルダに振り分けています。

　上司からのメールと、今関わっているプロジェクトメンバーからのメールは、赤色でハイライトして、すぐに目に留まるようにします。

　メールアプリの表示も、カーソルを動かすだけで、誰からのどのような内容のメールか、パソコンの画面の下3分の1で簡単に確認できるように設定して、深く読み込む必要のあるメールかどうかがひと目でわかるようにしています。

　ニュースレターも、フォルダに自動振り分けしているので、帰宅時や隙間時間に一気に確認できます。

　ほんの一部を紹介しましたが、できるだけメールに時間を奪われないように、マイルールをつくっておくといいでしょう。

 

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■参考文献　部下の怒声で一念発起！　明日から「残業知らず」になり、「生産性」が爆発的にアップする「仕事圧縮術」