残業できない、残業を部下にさせられない環境下で生産性を上げていくには、仕事を圧縮していくしかなかった――。3社の外資系企業を渡り歩き、14年間かけて磨き上げてきた「仕事圧縮術」を公開! 新刊『すべての仕事を3分で終わらせる 外資系リーゼントマネジャーの仕事圧縮術』から、仕事を小さくしていくことで、「スピード」と「質」を最大化する仕事術を紹介していきます。「労働時間の長さ」「生産性の低さ」に対する課題をどのように乗り越えてきたのか、問題解決に役立つノウハウがあります。

メールに時間をとられてはいけない

岡田兵吾(おかだ・ひょうご)
マイクロソフトシンガポール シニアマネジャー
大阪生まれ。同志社大学工学部卒業後、アクセンチュア(日本、アメリカ)、デロイトコンサルティング(シンガポール)、マイクロソフト(シンガポール)のグローバル企業3社で21年間、シンガポール・日本・アメリカをベースに活躍。これまで、アジア全域の新事業開発、業務改善および組織改革に従事。現在マイクロソフトではシニアマネジャーとして、日本・韓国・オーストラリア・ニュージーランドの4ヵ国のライセンス監査業務の責任者を務める。
 また「アジア組織・改革リード」、「CSR(社会貢献活動)委員」等を兼任し、マイクロソフトでの働き方改革を評価されて数々受賞。世界トップレベルのIEビジネススクール・エグゼクティブMBA取得、同校のアルムナイ・シンガポール支部初代会長。米国PMP(プロジェクト・マネジメント・プロフェッショナル)認定資格保持。
 ダイヤモンド・オンラインにて「STAY GOLD!リーゼントマネジャー岡田兵吾の『シンガポール浪花節日記』」を連載中。人生目標は「ソーシャル・チェンジ」(社会変革)、座右の銘は「STAY GOLD!」。著書に、『すべての仕事を3分で終わらせる 外資系リーゼントマネジャーの仕事圧縮術』(ダイヤモンド社)がある。

「作業時間が遅い」「段取りが悪い」など、明らかに自分の問題であることがはっきりしていれば、時間を圧縮することは不可能ではありません。しかし、他者からの影響によるものは、なかなか回避できません。その最たる例が「メール」です。

 最近の傾向として、仕事で受け取るメール量がどんどん増えているといわれています。CCで送られてくるあまり重要ではないメールも含めると、1日で受けるメールの量は膨大で、その処理に忙殺されて、自分の仕事ができないときもあります。私でさえ200通以上、上司は600通を超えるメールをさばいていました。

 実は、マイクロソフトやデロイトコンサルティングといったグローバル企業では、あまりメールを多用しません。チャットや電話、打ち合わせで、スピーディに必要な取り決めをします。

 メールは必要なツールですが、仕事の目的は成果を上げることです。そして、少しでも早く上げることです。すべてのメールをじっくり読み込んでいたら、思いがけず時間を浪費してしまいます。重要度の高いメールへの対応が遅れてしまうこともあります。

 これを防ぐために私の場合、重要度が高くなっている仕事関係者からのメールは、自動的に色分けする設定にして、フォルダに振り分けています。

 上司からのメールと、今関わっているプロジェクトメンバーからのメールは、赤色でハイライトして、すぐに目に留まるようにします。

 メールアプリの表示も、カーソルを動かすだけで、誰からのどのような内容のメールか、パソコンの画面の下3分の1で簡単に確認できるように設定して、深く読み込む必要のあるメールかどうかがひと目でわかるようにしています。

 ニュースレターも、フォルダに自動振り分けしているので、帰宅時や隙間時間に一気に確認できます。

 ほんの一部を紹介しましたが、できるだけメールに時間を奪われないように、マイルールをつくっておくといいでしょう。

 


■参考文献 部下の怒声で一念発起! 明日から「残業知らず」になり、「生産性」が爆発的にアップする「仕事圧縮術」