残業できない、残業を部下にさせられない環境下で生産性を上げていくには、仕事を圧縮していくしかなかった――。3社の外資系企業を渡り歩き、14年間かけて磨き上げてきた「仕事圧縮術」を公開! 新刊『すべての仕事を3分で終わらせる 外資系リーゼントマネジャーの仕事圧縮術』から、仕事を小さくしていくことで、「スピード」と「質」を最大化する仕事術を紹介していきます。「労働時間の長さ」「生産性の低さ」に対する課題をどのように乗り越えてきたのか、問題解決に役立つノウハウがあります。

目の前の仕事はすばやく、正確に、大量に片っ端から片付ける

岡田兵吾(おかだ・ひょうご)
マイクロソフトシンガポール シニアマネジャー
大阪生まれ。同志社大学工学部卒業後、アクセンチュア(日本、アメリカ)、デロイトコンサルティング(シンガポール)、マイクロソフト(シンガポール)のグローバル企業3社で21年間、シンガポール・日本・アメリカをベースに活躍。これまで、アジア全域の新事業開発、業務改善および組織改革に従事。現在マイクロソフトではシニアマネジャーとして、日本・韓国・オーストラリア・ニュージーランドの4ヵ国のライセンス監査業務の責任者を務める。
 また「アジア組織・改革リード」、「CSR(社会貢献活動)委員」等を兼任し、マイクロソフトでの働き方改革を評価されて数々受賞。世界トップレベルのIEビジネススクール・エグゼクティブMBA取得、同校のアルムナイ・シンガポール支部初代会長。米国PMP(プロジェクト・マネジメント・プロフェッショナル)認定資格保持。
 ダイヤモンド・オンラインにて「STAY GOLD!リーゼントマネジャー岡田兵吾の『シンガポール浪花節日記』」を連載中。人生目標は「ソーシャル・チェンジ」(社会変革)、座右の銘は「STAY GOLD!」。著書に、『すべての仕事を3分で終わらせる 外資系リーゼントマネジャーの仕事圧縮術』(ダイヤモンド社)がある。

 仕事があふれかえっていた頃は、「どの仕事から手を付けるかを考えること」が、朝一番の仕事でした。重要度や緊急度の高いものから順番にこなしていくのですが、優先順位を付ける行為もまた、時間を費やすのです。

 これまで、初動の重要性をお伝えしましたが、その後に続くゴールまでの時間をどう短縮するか、時間の使い方をレクチャーしていきます。

 今は仕事をする際、次の4つを心がけています。

(1)すぐに終わるものは、その瞬間に終わらせる
 自分一人のちょっとした確認で対応できる作業は、見た瞬間に意思決定を終わらせます。優先順位などを考えずに、ひたすらスピーディにこなしていきます。

 仕事の依頼を受けたら、その場でその瞬間に考えて、OKならすぐに「OK」と回答します。また自分で対応を決めることができるものは、すぐに決断して、作業を次に進めます。

 できる範囲で作業を分解し、自分ができるレベルまでは、その場でやり遂げるのです。そして、上司や責任者など、相談が必要な人たちに、必要な協力を確認できるように、作業を次のステップへ進めることです。

 仕事を受けた時点で、自分でできるところまで瞬時に対応し、次の作業に進みます。自分で判断できない内容は、解決策や今後の進め方など、自分ができるレベルで整理します。

 自分のところに仕事を長く留めないように気をつけましょう。一人が仕事を滞らせると、まわりの関係者の時間も奪います。時間は他の人にとっても人生の時間であり、「コスト」です。

(2)ミーティング中に仕上げる。決して持ち帰らない
 議事録をミーティング中につくるのは、「マスト」です。たとえ、ミーティング中に確認したいことが発生しても、電話やチャットを使って、その場で確認します。

「後日、確認しましょう」などと持ち帰っては絶対にいけません。

 議事録はミーティング時に作成できるレベルで十分です。

 資料を使ったミーティングであれば、その場で確認事項と今後のアクションや期日を決めてしまい、簡単な議事録を作成し、次のアクションへ進むのです。

 どうしても持ち帰る必要がある場合は、資料のアウトラインや主なメッセージ、目的を確認し、ドラフト案だけでも打ち合わせ中に作成します。そして、この合意されたドラフト案を少し修正し、ミーティング後、できるだけ早く確認してもらうのです。

 ミーティング中が一番参加者の熱が高まっているので、アイデアも出やすいときです。ミーティングから時間が経てば経つほど、熱が冷めて質とスピードも落ちるのです。

 ミーティング時に持ち帰らずにすべてを決める。どうしても持ち帰る場合も、後日早めに確認できるように最大の努力をすることが大切です。

(3)検討案でアウトプットイメージを共有し、正確に仕事を進める
 すばやく大量に仕事をすると、ミスが出ます。一方、ミスがないように仕事をしようとすると、作業が遅くなり、時間をとられます。

 ここでの正確さとは、方向性やアウトラインのずれをなくすという意味の正確さです。

 結果として、ムダに工数がかかるのは、アウトプットが目的とずれるからです。目的、アウトライン、成果物イメージを改めて確認したうえで検討案をつくり、アウトプットイメージを共有して、目で見えるかたちで意識を合わせます。

「ここは違う」とか、「そうそう、そんな感じ」という感触をつかむことで、その後、やり直しを命じられたり、ムダな仕事をしたりすることもなく、最短で仕事を進めることができるのです。

(4)仕事は短く区切り、密度を高く集中して行う
 私は「仕事の密度」にこだわります。このため、資料の用意や、次の企画についてのアイデア出し、メール処理などを並行して行うのではなく、作業を一点に絞り、集中して処理するように心がけます。
 仕事には集中力が大切です。特に、「最初の3分の猛ダッシュ」が大切だと考えています。

 最初に猛ダッシュ。この繰り返しで作業します。とはいえ、集中力が続くのにも限界があります。集中できる時間は人それぞれですが、私の集中できる時間は30分なので、私は「3分」「30分」を区切りとして、とにかく集中し、熱量高く仕事を進めます。

 もちろん「30分」でなくてもよいので、自分が集中できる時間を把握して、このタイムスパンでリズミカルにうまく気分を切り替えながら、一日で集中する時間を増やし、トータルの仕事の効率化を図っていきます。


■参考文献 部下の怒声で一念発起! 明日から「残業知らず」になり、「生産性」が爆発的にアップする「仕事圧縮術」