仕事の9割は3分で終わる

残業できない、残業を部下にさせられない環境下で生産性を上げていくには、仕事を圧縮していくしかなかった――。3社の外資系企業を渡り歩き、14年間かけて磨き上げてきた「仕事圧縮術」を公開！　新刊『すべての仕事を3分で終わらせる 外資系リーゼントマネジャーの仕事圧縮術』から、仕事を小さくしていくことで、「スピード」と「質」を最大化する仕事術を紹介していきます。「労働時間の長さ」「生産性の低さ」に対する課題をどのように乗り越えてきたのか、問題解決に役立つノウハウがあります。

大変な仕事の場合は、「まずは始める」

　仕事で、「時間がないからできない」「タスクを抱えていてできない」「誰がいつどのように対応したらいいかわからない」といったことが議論になることがあります。

　ＧＥで「シックスシグマ」をマスターしたのち、マイクロソフトの米国本社、アイルランド、シンガポール、ウクライナと渡り歩いて活躍してきた、マイクロソフトメキシコのマーケティングヘッドがよく、「ほとんどの仕事は5分で終わる」と語っていました。

　彼とは、アジア全域のクラウドサービスの立ち上げで一緒に仕事をしたことがあります。

　そのときの彼の仕事のスピードは神業でした。アジア、ヨーロッパ、アメリカ、南米の各エリアメンバー一同を、スカイプ会議に招集し、各地のあらゆる要件や考えを瞬時にエクセルにガンガンまとめ上げていきました。

　そして1時間も経った頃、かなりの量の課題や改善策、そしてアクションが整理されていました。そのスピード感とリーダーシップに衝撃を受けながらも、優秀なリーダーと仕事をできることがうれしくて身震いしたことを覚えています。

　５分で終わらない大変な仕事の場合は、時間内で終わらなくてもかまいません。大変な仕事の場合は、「まずは始める」のです。「始める」ことによってしか、「終わり」に到達できません。とにかく始める。動けば何かが生まれるのです。

　彼には多くのアドバイスをもらいました。その中でも特に印象に残っているのが「5分の猛ダッシュ」と、「仕事をまずは5分間やり切る」です。

　この2つを徹底するだけで、今まではダラダラと対応していた仕事も「5分間だけ集中する」と、スピーディに進められるようになりました。気が付くと、彼が話していたように、ほとんどの仕事は5分で終わっていました。

　この手法は、仕事だけでなく、資格の勉強にも大いに役立ちます。私は朝、勉強をします。起きたらすぐにパソコンの電源を入れて、机に座り作業します。最初の5分、次の5分と作業の流れが決まるまで、短期集中で細かく進めます。こうするうちに、リズムを持って、効率的に作業を進められるようになります。その後、歯を磨き、水とコーヒーを飲んで体も気持ちもリフレッシュさせて、また継続して作業するのです。

　私はせっかちなので、最近では「5分」の基準を「3分」にしています。

「仕事は3分で終わる」をモットーとして、まずは仕事に取り掛かります。3分じっくり真剣に考えると、作業も進み、次にどのような工程が必要かわかります。3分で終わらない仕事も、いったん3分で終わらせるのです。

「たかが3分、されど3分」。3分で仕事が十分はかどることを体感していただきたいです。

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■参考文献　部下の怒声で一念発起！　明日から「残業知らず」になり、「生産性」が爆発的にアップする「仕事圧縮術」