日々の振り返りで「時間の見積もり」が上達する
小室淑恵（こむろ・よしえ）株式会社ワーク・ライフバランス代表取締役社長
2006年に起業し、働き方改革コンサルティングを約1000社に提供してきたほか、年間約200回の講演を依頼されている。クライアント企業では、業績を向上させつつ、労働時間の削減や有給休暇取得率、社員満足度、企業内出生率の改善といった成果が出ており、長時間労働体質の企業を生産性の高い組織に改革する手腕に定評がある。主催するワーク・ライフバランスコンサルタント養成講座は全国で約1600人の卒業生を育成し、認定上級コンサルタントが各地域で中小企業の支援も行っている。 政府の産業競争力会議民間議員、経済産業省産業構造審議会委員、文部科学省中央教育審議会委員、厚生労働省社会保障審議会年金部会委員、内閣府仕事と生活の調和に関する専門調査会委員などを歴任。著書に『働き方改革』『労働時間革命』（ともに毎日新聞出版）、『6時に帰るチーム術』（日本能率協会マネジメントセンター）など多数。
「ワークログ」のルールはこれだけです。
要するに、15分単位で一日のスケジュールを見積もったうえで、優先順位を意識しながら仕事を進め、終業時に振り返るというだけですから、負担に感じることなく取り組んでいただけるはずです。移動中の電車内などでも簡単にできます。
また、残業をしないという前提で見積もりをしますが、やってみた結果、思うようにいかず、残業せざるをえなくなっても、そこにばかり注目しないようにしてください。それよりも重要なのは、「予定どおりできなかった理由は何か？」「本当に優先すべきものは何だったのか？」などと日々振り返ることによって、小さな改善を積み重ねていくことなのです。
たとえば、突然、上司から頼まれた仕事を優先してこなすために、当初の予定が狂って残業が発生。その後、頼まれた仕事を提出したときに、上司から「そんなに急いでもらう必要はなかったのに……」と言われたとします。このような場合には、「これからは、仕事を頼まれたときに、必ず納期を確認し、必要に応じて交渉するようにしよう」と、改善点を明確にすることができるでしょう。
あるいは、時間見積もりに入れていなかった案件について、突然、取引先から問い合わせが入って予定が狂ってしまった場合には、「取引先のせいで残業になってしまった」と考えている限り、成長することはできません。それよりも、「もしかしたら、自分が取引先に十分な情報を提供していなかったから、不安になって問い合わせてきたのかもしれない。これからは、取引先を不安にさせないように、しっかり情報提供をしよう」と反省するほうがよほど有益でしょう。このような振り返りを習慣化することによって、確実に仕事を効率化することができるようになるのです。
仕事では、次々とタスクが発生します。それらを効率よくこなすためには、そのタスクの所要時間や優先順位を正確に見積もって、適切にスケジュールに組み入れる感覚を磨く必要があります。そして、その感覚を磨く最善の方法が、「ワークログ」をつけながら、その日の仕事をその日のうちに振り返ることによって、日々、「働き方」に小さな改善を加えていくことなのです。
