(4)持論を押し通す人、独演会を始める人対策
自分の意見が通るまで同じ持論を永遠に繰り返す人もいますが、ホワイトボードを活用すれば、その被害を最低限に抑えることができます。
やることは2つ。まず、その人の持論を簡潔に、そして小さな字で邪魔にならないようにホワイトボードに書きます。
そして、その人が持論を発するたびに「なるほど、重要なご意見ですね」と言いながら、その持論が書かれているところを丸で囲むと、それ以上話さなくなるのです。
持論を繰り返す人は、自分の意見を大事に扱ってくれないこと、無視されることに腹を立てるので、ホワイトボードにその意見を書いてあげるだけで満足してくれます。
独演会を始める人対策としては、ホワイトボードに終了時間を書いておき、「お話の途中ですみません。重要な話の内容ですが、あと15分で結論を出すことになっています。一番のポイントを先に教えていただけますか?」と切り出すと効果があります。
みんなで決めた終了時間がホワイトボードに書かれてあるのでけん制されるうえ、「重要な話ですが、ポイントを」と言われると、ポイントを話さざるをえなくなるからです。コツは切り込むタイミングです。
自然に介入するには、相手が息を吸う瞬間にこちらが話せばいいのです。人は息を吸う間は話すことができないからです。
ホワイトボードは2枚用意!
会議の目的やゴール、論点を書くだけで結構なスペースを使います。ホワイトボード1枚では足りません。最低でも2枚用意しましょう。
1枚目に目的、ゴール、論点、終了時間、そして会議で出た結論を書き、2枚目は議論のファシリテーションに使うのです。
外資系企業の会議室は、四方の壁すべてがホワイトボードになっていますが、会議室にホワイトボードが1枚しかない会社も多いでしょう。
そんなときは、A0サイズ(横841ミリ×縦1189ミリ)の模造紙を持ち込むといいでしょう。壁に模造紙を貼れば、疑似ホワイトボードの完成です。裏写りしないマジックを使えば、壁を汚す心配もありません。