また、これはミスを防ぐ以前の問題ですが、相手から仕事を頼まれたとき、そのすべてに応じる必要はないということを頭に入れておいてください。

 自分が取り組んでいる仕事のほうが重要だと感じたのならば、相手にきちんと理由を説明して、自分の仕事を優先させるようにしましょう。

手帳は「消せるペン」では書かない

 ミスをなくす方法について紹介している本を読んでいて、思わず目を疑ったことがあります。その本には「消せるボールペンを使って予定をどんどん上書きしていく」と書いてあったのです。この本を読んで実践した人はむしろミスが増えるでしょう。

 たとえば、スケジュールが変更になったとします。

 私なら、「○月○日○時→△月△日△時に変更」と書き込みます。予定はすべてGoogleカレンダーで管理していますから、変更前のスケジュールを消去することもできます。しかし、絶対に消しません。

「変更した」という情報そのものを残さなければダメです。なぜか? 「変更しようという話をしたと思いますが」「聞いてません!」「しましたよ」「いえ、聞いてません!」という典型的な水掛け論。こんなトラブルが起きたとき、「○月○日に変更するという話をしましたよ。△月△日の打ち合わせで決めました」と証拠を見せれば問題が氷解します。「そうか、私が忘れていたのか」と相手にわかってもらえます。いった、いわない、変更した、しない、という水掛け論は対立と不信感しか生みません。

 しかし、肝心の証拠を消してしまったら確認のしようがありません。なんでも消せばいいというものではありません。私は手帳を使っていたときも元の予定に横線を引き、その上に変更点を記入するようにしていました。

 スマートフォンにしてもPCにしても、クリック一つで簡単に削除、消去できます。だからこそ、変更履歴を残しておきましょう。何かトラブルやミスが起こりそうになったときに、その履歴があなたを守ってくれます。