1)機能性の向上

●文具、備品の管理をスムーズにする

 例えば、「引き出しの中をケースで区切って最大限に活用する」ような方法です。ペンスタンドを使っている方は一度、中にあるものを出してみてください。知らず知らずのうちに、ハサミが何本も入っていたり、書けないボールペンが溜まっていたり、ペンの下から消しゴムやクリップが出てきたり…とペンスタンドが“文具ホイホイ”のようになっていたことに気づいて、驚かれる方も多いと思います。

 引き出しなら、文具や備品の種類に合わせて細かく区切ってしまえますし、どこに何があるか見えるので必要なものをすぐに取り出すことができます。必要なものだけを残して、つど引き出しから出してしまうやり方に変えましょう。

引き出しを使った整理
引き出しの中をケースで仕切るのが機能的な整理収納のコツ

●作業効率を上げる

 例えば「デスクの作業スペースを大きく空ける」。ノートパソコンを使って、紙の資料を参照する程度の業務であれば、机の幅は80センチくらいあればなんとかなるでしょう。しかし、デスクトップのパソコンと固定電話、書類トレイがあって、ここに紙の資料を広げたり、別のノートパソコンやタブレットを置いたりして作業したい場合は、100~120センチくらいのスペースが必要です。

 今、デスクの上を占めているものの中に文具があれば引き出しに仕舞う、紙の資料やその他の備品は別の場所に移動する、処分するなどしましょう。

●書類管理のルールをシンプルにする

 書類をどのように管理するかは、デスクの機能性を考えるうえで大変重要なポイントです。立てて収納するか重ねて収納するか、優先度でどう分けるか、など判断のコツがいくつかあるので、そちらは次回あらためて解説します。

2)居心地の向上

●作業中に目に入る物を調整して、集中できる環境・落ち着く環境を作る

「機能性」と「居心地」はまったくベクトルの違うものなので、分けて考える必要があります。特に「居心地」については価値観が実に多様です。

「いろいろ見えていると気が散って集中できない」と考える人もいれば、「物が見える状態でまわりに積んであるほうが落ち着く」と考える人もいます。誰かとデスク整理の話をする際には、その人がどちらのタイプか理解するのがポイントです。