シリーズ累計10万部を突破し「ホワイトカラーの労働生産性を劇的に向上させる1冊」と大評判の『アウトルック最速仕事術』（ダイヤモンド社）。著者の森新氏によると、アウトルックの導入企業では、エクセルやパワーポイントよりもはるかに多い「年間平均500時間」をアウトルックだけに費やしているという。しかし、その実践的なスキルをまとめた書籍はこれまでなかった。本連載では、大手企業も続々取り入れている「たった90分で年間100時間の時短ができる」と話題のセミナーのノウハウをまとめた『アウトルック最速仕事術』の内容から、ビジネスパーソンの時短に大きく貢献するアウトルックの技術をお伝えしていく。
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会社のOutlookの容量がいっぱいになった時の対処法
個人フォルダーを作成して、そこにメールを移動するのがベストです。しかし文字だけのメールを何百件、何千件と移動してもあまり効果はありません。記憶容量を圧迫しているのは大きな添付ファイルが付いているメールだからです。
このような添付ファイルのあるメールをまとめて移動させることで、文字だけのメールであれば、さらに数百件、数千件の保存ができるようになります。
では、大きな添付ファイルがあるメールをどうやって探したらよいかということになりますが、これには並べ替えの機能を使います。
メールを保存したフォルダーを開くと右上のところに［日付］のような並べ替えの基準が表示されているので、これをクリックします。
「並べ替え」のなかから［サイズ］を選んでください。次にもう一度［サイズ］を選ぶとサイズの大きい順にするか小さい順にするかも選べます。バージョンによっては、メールの一覧の上部にある見出し部分の［サイズ］をクリックして並べ替えることもあります。
サイズの大きいメールを特定できたら、それを個人フォルダー（アウトルックの外に作ったフォルダー）に移動すれば容量を空けられます。ただし、外に保存したメールはアウトルックでの検索の対象外になります（初期設定の場合）。メールを探す場合は、そのフォルダーの検索機能を使ってください。
著者からのメッセージ
はじめまして。『アウトルック最速仕事術』の著者、森新です。
「アウトルックの技術」の必要性を顕在化させ、日本全体の業務生産性の向上に少しでも貢献することができたらと願いながら、本書を執筆しました。
『アウトルック最速仕事術』 森新 著 定価1760円 ダイヤモンド社刊
私の調査によると、アウトルックの導入企業では、エクセルやパワーポイントよりもはるかに多い「平均500時間／年間」をアウトルックだけに費やしています。しかし、アウトルックの確立された時短スキル・ノウハウは公開されていません。そのため、各職場・各個人が自己流でアウトルックを活用しているのが現状です。
働き方改革で生産性を上げていこうと日本全体で取り組んでいるなかで、一番時間を使っている業務内容の効率アップをしないのはなぜだろう？ ノウハウが確立されていないのはなぜだろう？ と私は疑問を感じ、そこから、時短に大きくつながるノウハウを確立しました。
アウトルックは、エクセルなどと違ってコミュニケーションツールであるがゆえに、新入社員から経営陣までほぼ例外なく使うツールです。一般的に管理職になると触れる回数の減るエクセルのスキルの向上よりもアウトルックのスキルの向上のほうが組織全体として得られる効果が大きくなります。
今まで、セミナーを通じて、アウトルックのノウハウを発信してきましたが、わずか1回90分のセミナーへの参加だけで、「100時間以上／年間」の時短に成功する人も少なくありませんでした。
『脱マウス最速仕事術』 森新 著 定価1760円 ダイヤモンド社刊
非常に大きな数字に見えますが、「平均500時間／年間」であることを考えれば、20％の効率化になります。逆に言えば、すぐに改善できる20％程度のムダな操作が存在しているとも言えます。
『アウトルック最速仕事術』では、私の持っているノウハウを厳選・凝縮しています。本書を読めば誰でも、「10個のショートカットとメール整理・活用法を覚えるだけ」でも、「職場の誰よりも、受信トレイが美しく、モレ・ダブりがない状態」になり、「職場の誰よりも、アウトルックが素早く操作ができる状態」になることができるのです。
また、シリーズ第2弾の『脱マウス最速仕事術』では、PC業務全般の時短のための脱マウス術を解説しています。
ぜひ、新入社員から経営層の皆さんまで、多くの方々にご一読いただけたらと願っております。
＜大反響！ 連載人気ランキング＞
第１位：なぜ、「アウトルック作業」を時短するという発想がこれまで日本になかったのか？
第２位：「アウトルック作業」の生産性を下げる5つのムダを知っておこう
第３位：アウトルック作業を超高速化する「ショートカットキー」はこれだ！
