シリーズ累計10万部を突破し「ホワイトカラーの労働生産性を劇的に向上させる1冊」と大評判の『アウトルック最速仕事術』(ダイヤモンド社)。著者の森新氏によると、アウトルックの導入企業では、エクセルやパワーポイントよりもはるかに多い「年間平均500時間」をアウトルックだけに費やしていという。しかし、その実践的なスキルをまとめた書籍はこれまでなかった。本連載では、大手企業も続々取り入れている「たった90分で年間100時間の時短ができる」と話題のセミナーのノウハウをまとめた『アウトルック最速仕事術』の内容から、ビジネスパーソンの時短に大きく貢献するアウトルックの技術をお伝えしていく。

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会社のOutlookの容量がいっぱいになった時の対処法

 個人フォルダーを作成して、そこにメールを移動するのがベストです。しかし文字だけのメールを何百件、何千件と移動してもあまり効果はありません。記憶容量を圧迫しているのは大きな添付ファイルが付いているメールだからです。

 このような添付ファイルのあるメールをまとめて移動させることで、文字だけのメールであれば、さらに数百件、数千件の保存ができるようになります。

 では、大きな添付ファイルがあるメールをどうやって探したらよいかということになりますが、これには並べ替えの機能を使います。

 メールを保存したフォルダーを開くと右上のところに[日付]のような並べ替えの基準が表示されているので、これをクリックします。

 「並べ替え」のなかから[サイズ]を選んでください。次にもう一度[サイズ]を選ぶとサイズの大きい順にするか小さい順にするかも選べます。バージョンによっては、メールの一覧の上部にある見出し部分の[サイズ]をクリックして並べ替えることもあります。

 サイズの大きいメールを特定できたら、それを個人フォルダー(アウトルックの外に作ったフォルダー)に移動すれば容量を空けられます。ただし、外に保存したメールはアウトルックでの検索の対象外になります(初期設定の場合)。メールを探す場合は、そのフォルダーの検索機能を使ってください。