書類の平置き管理は、長期保管には向かないスタイルです。トレイを頻繁にチェックしないとあっという間にパンクしてしまいます。ここでは期限のある、動きの速い書類に絞って、トレイの中身も必ず毎日チェックしましょう。

循環させる書類の整理方法3段の平置きトレイを使った整理法。循環させる書類は投げ込み管理します

B)「一時保管する書類」(個人の業務に関わるもので、期限が決まっている)

例)進行中のプロジェクト関連の資料、作成途中の書類、個人業務のマニュアル的なメモなど

 頻繁に使用・参照している資料は、必要なタイミングですぐに手元に出せるよう、書類ケースを使った「立てる管理」がおすすめです。プロジェクトごとにクリアファイルにまとめて、必要なら見出し用にインデックスをつけてもよいでしょう。

 管理のコツは「中身の更新」。たとえば進行中の案件で、新しいバージョンの書類が次々に上がってくるようなら、常に最新版だけを保管して、古いものはどんどん破棄していくようなまめなケアが必要です。

 また、一時保管する書類は、「関連する業務が終わった段階で一括処分」して、書類ケースの中身ごと更新させる必要があります。これが書類の“出口”。潔く処分していかないと次の業務に差し支えますから、思い切りが大事です。もしも、思い入れの強い製作物や、顧客からの手紙など、長期保存したいものが出てきた場合は、業務上の資料とは分けて保管しましょう。

 さて、ここまで読んできて、「書類管理の話はもう、お腹がいっぱいだ」と感じられた方も多いのではないでしょうか。そうです。どんなに工夫しても書類の管理は手間がかかって面倒なものなのです。ですから、ここから先は、いかにデスクで管理せずに済ませるか、その方法をご紹介します。