コロナ感染者が増える中、リモートワークの長期化は避けられない情勢だ。ビジネスパーソンも「リモート強者」と「リモート弱者」に二極化しつつある今、あなたは「リモート強者」か? それとも「リモート弱者」か?
そんな時、心強い味方が現れた。
ITビギナーから絶大な信頼を得ている平塚知真子氏だ。
平塚氏は、Googleが授与する資格(Google認定トレーナー/Google Cloud Partner Specialization Education)を2つ保有する国内唯一の女性トレーナー経営者。
初の単著『Google式10Xリモート仕事術──あなたはまだホントのGoogleを知らない』が発売たちまち3刷が決定。日経新聞にも掲載された。
「10%改善するより10倍にするほうがカンタン」というGoogle急成長の秘密「10X(テンエックス)」で成果を10倍にする「10X(テンエックス)・10(テン)アプリ」をフルカラーで初公開。
“日本一のマーケッター”の神田昌典氏(マーケティングの世界的権威ECHO賞・国際審査員)が「全部無料! こんな使い方、あったのか」と大絶賛。曽山哲人氏(サイバーエージェント常務執行役員CHO)が「想像以上に知らない機能があった」、三浦崇典氏(天狼院書店店主)が「Google全70アプリのうち10アプリを使いこなして仕事を劇的に変える解説書。リアルよりも成果を上げる術を伝える“リモート強者”への指南書」というノウハウとはどんなものか。
では、“リモート弱者”が“リモート強者”になる、誰も教えてくれなかった方法を紹介しよう(6回限定公開「リモート効率劇的UP! Google式10X仕事術」動画はこちら)。

情報保護Photo: Adobe Stock

質問
 意味のないパスワード付きZipファイル。でも、これからどうすればいいの?

 政府は、機密データをメール送信する際に使う「パスワード付きzipファイル」を官庁で全廃する方針と聞きました。

 今さら「情報漏えいの危険があるからやめましょう」といわれても、どうすればいいんでしょうか?

「お金がかかる別サービスの導入を検討しろ」というのはごめんです!

回答
 Gmailの【情報保護モード】を使えば、無料で今すぐ解決!

 以前から「意味がない」と批判されてきた、添付ファイルのZip暗号化問題。

「Password付きzipファイルを送ります。Passwordを送ります。An号化(暗号化)Protocol(プロトコル)」で、コンピュータセキュリティにおける「PPAP」と呼ばれてきました。

 この代替案、手軽なのに、誤送信やメールアカウントのハッキングにも有効です。

 個人情報などを含んだ機密性の高い情報はGmailの「情報保護モード」で送信しましょう。

 情報保護モードは「送信」ボタンの横に並んだツールから時計がついたアイコン「情報保護モード」をクリックで、有効化します。

情報保護モード

 情報保護モードで送信すると、メールの受信者に対し、添付ファイルやメールの内容について「転送・コピー・ダウンロード・印刷」のすべてを禁止できます。

 まず、1日、1週間、1ヵ月、3ヵ月、5年から、有効期限を指定します。

 すると期限後、受信者はメール本文や添付ファイルにアクセスできなくなります(任意の日時指定は不可)。

 有効期限を設定した後は、「パスコード」をショートメッセージサービス(SMS)で自動送信設定をします。パスコードとは、ランダムに生成された確認用番号(数字6桁)のことで、受信者がメールを開封する際に入力するよう求められます。

「SMSパスコードを使用しない」「SMSパスコード」のいずれかを選択して「保存」します。

「SMSパスコード」は、自分ではなく受信者の携帯電話番号を入力します。

 固定電話ではSMSを利用できませんので、必ず携帯電話番号を入れてください。

 このとき、Gmailアプリを使用している受信者に対してのみ「パスコードを使用しない」を選択できます。Googleアカウントにログインできれば、本人認証がなされていることになるからです。

 情報保護モードで送信されたメールに返信すると、返信メールも情報保護モードが適用されますので安心です。

 送信前なら「編集」をクリックで再設定が可能ですし、送信後も「情報保護モード」で送信したメールには「アクセス権を取り消す」というリンクがあり、いつでも即座にメールへのアクセスを禁止することができます。

 ZIPファイルにしてパスワードを送信するより、Gmailの情報保護モードのほうが操作が簡単です。ぜひご利用ください。

 誰もが使っているGoogle。

 なのに、まだまだ知られざる使い方がたくさんあります。

 あなたも今すぐ知りたくありませんか?

 生産性が劇的向上しますよ。

Google 式10Xリモート仕事術』でわかりやすく解説しています。

 ぜひ、参考にしてみてください(セミナー案内はこちら)。

平塚知真子(Chimako Hiratsuka)
Google 認定トレーナー/イーディーエル株式会社代表取締役
Google が授与する最高位の肩書(Google 認定トレーナー/Google Cloud Partner Specialization Education)を2つ保有する国内唯一の女性トレーナー経営者。数時間でITスキルを劇的に引き上げる指導に定評があり、教育分野において Google から絶大な信頼を得ている。早稲田大学第一文学部(教育学専修)卒。筑波大学大学院教育研究科修了(教育学修士)。筑波大学大学院非常勤講師。アルマ・クリエイション株式会社主催「クロスセクター・リーダーズアワード」2年連続最優秀MVP(2019年、2020年)。常陽銀行主催第3回常陽ビジネスアワード「ウーマノミクス賞」379プラン中第2位(2015年)。出版社勤務を経て専業主婦になるも、学習欲が高じて大学院に進学。在学中に事業欲が高まり、IT教育会社を起業し、現在に至る。「日本に最高のITスキルを伝え、広める」を信条に、教育関連者やビジネスパーソンへ最新のITおよびクラウドスキルを指導中。パソコンやタブレットを四六時中見ているため、月に1回はデジタル断捨離し、温泉をめぐることが趣味。1968年生まれ。夫と1男1女。茨城県つくば市在住。本書が初の単著。