③紙ではなくデータで受けとる

　最初からデータなら、スキャンする必要もありません。データで受けとる工夫をしていきましょう。

　今まで紙でもらっていたものも、データで送ってもらうよう頼むのです。社外、社内限らず、心がけましょう。

　データで受けとることができれば、スキャンする手間もなくなります。しかし「プリントアウトして紙で送らなければ失礼」という考えもまだまだ根強くありますので、こちらから「データがいい」ことを伝えましょう。

　リモート経理のために紙を持ち帰ってしまうと、それをなくしてしまうこともあります。機密情報が家族にもれることもあるでしょう。

クラウドでデータを共有しよう

　クラウドでデータを共有すれば、データを送る必要もなくなります。そのクラウドのセキュリティにだけ注意すればいいのです。しかしデータを送るとなると、双方のメールのセキュリティ、送り間違いなどリスクが大きくなります。

　ただしクラウドを使っていても、クラウドに保存しているデータへのリンクには細心の注意を払ってください。リンクをクリックすれば、誰でもクラウド上のデータにアクセスできるからです。そのリンクを誤ってメールしてしまうと、情報がすぐもれます。そうした事件も起こっています。

　これは使い方の問題にすぎません。「クラウドは危険」→「クラウドは使わないようにする。電話やFAXを使う」と考えるのは、やめましょう。