多くのビジネスパーソンから、「会議がうまく仕切れない」「無駄な会議だと言われる」「何度も似たような会議を繰り返してしまう」「結論が出ない」といった悩みを耳にする。しかし、「1ページ」のメモを事前に作り、その場で配布してうまく活用すれば、会議の進行は大きく変わる。何より、「1ページ」の力は、ミーティングをうまく仕切れなかった著者自身が、P＆G、楽天、フェイスブック、MOON-Xと業界も会社も、自分の役割さえも変わっても、一貫して変わらず、実感し続けている。当連載では、『今すぐ結果が出る １ページ思考』（長谷川晋）にまとめられている「1ページ」を活用した会議の進め方などを解説していきたい。
Photo: Adobe Stock
「1ページ」があることで目線が合わせられる
「1ページ」のメモがあることによって、お互いの共通認識が深まります。チームで、あるいは相手と討議をするための目線合わせができ、ディスカッションもやりやすくなります。話し合いも、意見がまとまっていくのです。
例えば、P＆Gでプロジェクトを推し進めていくときには、営業、研究開発、製造、法務など、いろいろな部署からメンバーが集まります。そんなときにもプロジェクトリーダーである私がどのような情報に基づき、どのように考え、どうしたいのかを、はっきりと伝えることができました。
しかも、それぞれが持っている情報を共有して目線合わせをしているので、議論がずれなくなる。
私の意見が正しいか、そうでないかは別として、少なくとも全員の目線が合い、リーダーの「こうしたい」に基づいて議論ができるので、「それなら、こういう選択肢もある」「営業的にはこういう観点からこうしたい」といった建設的な意見が出るようになっていったのです。
さらに「ネクストステップ」まで書くようになると、この先どう進むのかということも念頭に置いた上で議論ができるようになりました。より具体的に、時間的な制約やプレッシャーも共有した上で現実的なディスカッションが行えるようになった。
それこそ、「来週には社長に持っていきます」となると、みんなが「これはヤバイ！」と気づきます。「このミーティングで決めないと間に合わない」ということが、全員で共有できるのです。
特に時間がシビアなときには、段取りの確認を最初にしました。そうすると、危機感が同じレベルになって、「よし、もう今日決めるぞ」というモードで本気のディスカッションができるわけです。
「1ページ」を作るようになってからは、建設的に議論が進み、完璧でなくても、少なくともチームとしての総意を出せるようになっていきました。やがて、長谷川の仕切るミーティングでは、時間内に建設的な議論ができ、プロジェクトもきちんと前に進む、という嬉しい評価をいただくことも増えていきました。入社当時、まったくプロジェクトを進めることができず、ミーティングに恐怖すら感じていた頃の私と比較すると、雲泥の差です。
