職場の素敵な人と鈍感な人「メールの書き方に表れる」たった1つの差

職場で困っている人を見かけても、「おせっかいだったらどうしよう…」と躊躇したり、「たぶん大丈夫だろう…！」と自分に言い訳したり……。
気づかいをするときには、つい「心の壁」が現れてしまい、なかなか一歩が踏み出せないことが、あなたにもあるのではないでしょうか？
この連載では、「顧客ロイヤルティ（お客さまとの信頼関係づくり）」をベースに、ビジネスセミナーへの登壇やコミュニケーションスキルの研修講師を通して、全国200社・2万人以上のビジネスパーソンに向けて教えてきた『気づかいの壁』の著者、川原礼子さんが、「気がつくだけの人」で終わらず、「気がきく人」に変われる、とっておきのコツをご紹介します。

返信されるかどうかは、
気づかいの有無で決まる

　あなたは、メールに気をつかっているでしょうか。

　仕事ができて素敵な人は、メールの書き方にも、それが表れます。

　特に、相手を尊重できているかどうかは、相手の時間のことまで考えられているかどうかに出ます。

　私がよく聞く悩みに、「メールでいくつかの質問をしているのに、一部にしか回答がもらえない」というものがあります。

　鈍感な人は、つい「ちゃんと読んでいない相手が悪い!」と決めつけてしまうのですが、そうではありません。相手が100％悪いと決めつけるのではなく、送る側の気づかいが欠けていないかを考えてみましょう。

　たとえば、あなたが電話で問い合わせたレストランから、こんなメールが届いたらどう思いますか。

悪いメール例：
　お手数ですが、いま一度、ご来店の希望日時、人数、お子様の人数、ご利用の目的をご記入いただき、3月15日（火）までにお知らせください。

　いかがでしょうか。
　一読しただけで、すべてを一気に回答できるでしょうか。私なら、どれか1つは確実に書き忘れるでしょう。
　回答漏れがあるとメールの往復回数が増え、お互いの負担になります。

「つい返事したくなるメール」とは？

そこで、次のメールのような「箇条書き」が効果的です。

いいメール例：
　お手数ですが、以下の3点についてご回答ください。
1.　ご来店日時：　　月　　日（　曜日）
2.　ご人数　　：　　大人　　名
（小学生未満のお子様は別途子ども〇名とお知らせください）　　
3.　ご利用目的　（お誕生日など）
※3月15（火）18時までにご返信をお願いいたします。

　このように箇条書きには、回答漏れを防ぐ効果があります。
　こんなメールが来たら、1つずつ空白を埋めたくなると思います。そうやって、相手の負担をなくすことで、返事へのハードルが下がるのです。
　これも、相手の壁を尊重する例ですね。

　また、（カッコ）に例を入れておくと、相手はそれに倣えるので、そこまで補足すると完璧です。
　ちなみに下のように、強調したいところに「赤い文字」を使うのは、NGです。

悪いメール例：
　お手数ですが、いま一度、ご来店の希望日時、人数、お子様の人数、ご利用の目的をご記入いただき、3月15日（火）までにお知らせください。

　締め切りの日や禁止事項は、つい赤くしてしまいがちですが、受け取ったほうは「突き放された感じ」がするものです。
　ビジネスライクになりがちなメールの文面でも、「自分がされて嬉しいかどうか」を軸に、気づかいの壁をお互いに越えられるようなものにしましょう。