お詫びメールはまず謝罪
なんらかの事情で、謝罪をしなければならなくなった。どんな仕事でも、こういうことは起こり得ます。しかもやっかいなのは、必ずしも自分が悪いわけではないことも、ときにはあることです。
たとえば、外注先からの納品が遅れた。結果的に、お客さまへの納品が遅れてしまった。自分は悪くなかったのに。ちゃんと仕事をしていたのに。
しかし、それでも迷惑をかけてしまったことには変わりはありません。相手は、怒ってしまっている。そういうときに何をしなければいけないのかというと、率直に謝ることです。
いや、こんな理由があって、と言いたくなるところでもありますが、相手にしてみれば、実は理由はどうでもいいのです。実際、困っているのだから。理由をくどくど説明されたところで、その困った事態が解決されるわけではありません。むしろ、言い訳を読むのに余計な時間が取られ、火に油を注ぐようなことになりかねません。
お詫びメールでしなければならないのは、まずは率直に謝罪をすることです。迷惑をかけてしまったことを、きちんと詫びる。事情を説明するにしても、それからです。
今回にしか言えないフレーズを入れる
そしてお詫びメールも、一般的な定型文や慣用句を並べただけでは、平板な印象を持たれてしまいかねない、という危うさがあります。
そこで、お礼メールと同じように、「今回にしか言えないフレーズ」を一文、入れておくことが効果を生みます。
そして事情を説明するときには、誰かに責任を押しつけるような書き方は、あまり潔くありません。例を書いてみましょう（次の図）。
まずは率直に謝罪をし、「今回にしか言えないフレーズ」を加え、事情は誰かに責任を押しつけないように書き記す。参考にしてみてもらえたら、と思います。
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