通常のオフィスであれば総務担当者などが必要な備品を取り揃え、社内の勤務環境を整えていたが、リモートワークの時代には社員各自が“自宅オフィスの総務”として自ら働きやすい環境を作っていく必要がある。リモートHQでは単に豊富なアイテムを扱っているだけではなく、必要に応じて専門のコンシェルジュが個別で相談に応じることで、社員のオフィス環境整備をサポートしている。
11月からはオフィス家具や備品の提供に加えて、新たに「在宅勤務時のインターネット代金や電気代を非課税で会社負担にできる」機能が追加された。これによってリモートHQとしては本格的に「在宅勤務手当の代替」を目指していく計画だ。
運営元のHQで代表取締役を務める坂本祥二氏は、これまで多くの企業では報酬として社員に一定金額を支給する在宅勤務手当を採用することによって社員のサポートをしてきたと説明する。
たとえば一律で備品を支給する方法だと、自費で備品を購入して自宅の環境を整えていた社員が損をしてしまう状態が発生しうる。そのため公平性の観点からも、在宅勤務手当を選ぶような企業が少なくないという。
ただ、この在宅勤務手当にも課題がある。金銭支給形式だと用途が自由であるため、必ずしも企業側が本来意図していた用途で使用されるとは限らない。実際にHQが調査したところ「手当の有無と在宅環境レベルとの相関はなく、結論としては手当を支給してもしなくても（在宅環境を）整備する人はするし、しない人はしない」（坂本氏）ことがわかった。
社員に対する給与報酬扱いのため課税対象になり、社員にとっては所得税などの負担が発生し、企業にとっても社会保険料の負担につながることも大きい。在宅勤務関連費用は課税対象外になる用件が複雑なため、これが担当者にとって悩みの種にもなっているという。
リモートHQのポイントは、上述したようなオフィス家具や備品、インターネット代金、電気代などを非課税で会社負担できることにある。家具や備品についてはHQと導入企業間でレンタルするスキームを活用。インターネット代や電気代は社員が簡単な情報を入力するだけで非課税の要件を満たして経費精算ができるシステムを構築した。
坂本氏によると、社員が在宅勤務において必要としている会社からの支援内容としては「インターネット環境」「電気代などの光熱費」「オフィス家具」が上位にくることが多いという。
従来のリモートHQはこのうちのオフィス家具だけに対応していたものだったが、今回から他の2つにも対応できるようになったことで「ようやく在宅勤務手当を代替するソリューションに生まれ変わったと言えるようになります」と坂本氏は話す。
