仕事ができない人は「電話をかけて、自分から話す」。仕事ができる人はどうする？

「頑張っているのに、結果がついてこない」「必死に仕事をしても締め切りに間に合わない」同僚は次々と仕事を片付け、成果を出し、上司にも信頼されているのに、「なんでこんなに差がつくんだ……」と自信を失ったとき、どうすればいいのでしょうか？
ビジネススキルを発信するTikTokのフォロワーが20万人を超え『コンサル時代に教わった　仕事ができる人の当たり前』の著者である「にっしー社長」こと西原亮氏に教えてもらった「超優秀な人が秘かにしている仕事のコツ」を本記事で紹介します。（構成/ダイヤモンド社・林拓馬）

絶対に身につけるべき電話マナー

近年はメールやチャットの利用が一般的になっていますが、ビジネスにおいて電話をかける機会は依然として存在します。

しかし、その際に適切な電話マナーが守られていないケースも多く見受けられます。

電話のマナーはビジネスの基本であり、相手に与える印象にも大きく関わるものです。

今回は「電話をかける」「話し始める」「要件を伝える」「電話を切る」という4つの重要なポイントを解説します。

1. 電話をかける

まず、電話をかける際の基本的なマナーとして、相手が話し始めてからこちらが話すというルールを守ることが重要です。

例えば、相手が電話に出て「もしもし、〇〇です」と名乗った後に、こちらが話し始めるようにします。

これに反して、相手が電話に出た瞬間に「西原ですけど、どうもどうも」といきなり話し始めてしまうと、相手を驚かせてしまうことになります。

そのため、相手の第一声を待ってから話し始めることを徹底しましょう。

2. 話し始める

電話をかけた際は、まず「お世話になっております」と挨拶し、「会社名」と「自分の名前」を名乗ることが基本です。

例えば、「お世話になっております。明治クッカーの西原です」といった形で、必ず所属する会社名と自分の名前を伝えましょう。

なぜなら、相手が必ずしもこちらの電話番号を登録しているとは限らないからです。

どこの誰からの電話なのかを明確にすることが、ビジネス上の礼儀です。

3. 要件を伝える

要件を伝える際は、「何の件で」「どのくらいの時間が必要か」を明確に伝えることが重要です。

例えば、「本日は提案書の見積もりの件で、1分ほどお時間よろしいでしょうか？」といった形で、最初に要件を端的に伝えます。

これができていない人は意外に多く、例えば「すみません、この間お送りした資料の件なんですが……」といった曖昧な切り出しでは、相手にとって分かりづらくなります。

最初に話の内容と所要時間を伝え、その後に詳細を説明することで、スムーズで分かりやすい電話となります。

4. 電話を切る

最後に、電話を切る際のマナーについても注意が必要です。

まず、「ありがとうございました」と感謝の言葉を伝えることが大切です。

また、電話を切るタイミングにもマナーがあり、相手が切ったことを確認してから自分が電話を切るのが基本です。

自分から一方的に切ってしまうと、相手に対して冷たい印象を与えてしまう可能性があります。

もしお互いに切らない状況になった場合は、3秒ほど待ってから電話を切るのが適切な対応です。

例えば、「分かりました」と言った直後にすぐ電話を切ってしまうと、相手にとっては一方的に切られたような印象を持たれてしまい、後味の悪いものになりかねません。

まとめ

電話のマナーを守ることで、相手に対する配慮が自然と伝わり、ビジネスにおいて良好な関係を築くことができます。

「電話をかける」「話し始める」「要件を伝える」「電話を切る」という4つのステップの中で、常に相手を意識しながら対応することが重要です。

これができていないと、相手から「この人はビジネスの基本ができていない」と思われる可能性があるため、ぜひ注意してください。

（本記事は『コンサル時代に教わった　仕事ができる人の当たり前』の著者、西原亮氏が特別に書き下ろしたものです）