税務署が厳しくチェックする「売上証拠」の落とし穴

税務署が厳しくチェックする「売上証拠」の落とし穴
2023年10月からインボイス制度が始まりました。「増税ではないか？」「経理の手間が増え、負担が増大する」など、さまざまな意見が出ています。そのインボイス制度の影響を強く受けるのが「ひとり社長」です。しかし、業種・業態・売上規模によっては、「インボイスに登録しないほうがいい」と提案できるケースもあり、戦略的な選択が求められる制度ともいえるのです。
本連載は、経費精算から決算・申告まで、ひとり社長の経理の基本を学ぶものです。著者は、税理士の井ノ上陽一氏。インボイス制度、電子帳簿保存法に完全対応の『【インボイス対応版】ひとり社長の経理の基本』の著者でもあります。「ひとり社長なら、経理はこれだけでいい！」とポイントをおさえた1冊になっています。

売上と経費の「証拠」を集めよう

　みなさん、令和6年分の確定申告は無事におすみでしょうか。本日は「税務署と証拠」をテーマにお話しします。

　経理には大きく分けると「売上」と「経費」があります。売上も経費も証拠が必要ですが、経費の証拠がより重要です。「売上－経費＝利益」になりますので、経費が増えると利益が減り、税金も減ります。ゆえに税務署は目を光らせるわけです。

　理由（ストーリー）は、それぞれの事情により異なります。ということは、会社ごと、納税者ごとで理由は異なるのです。経費にできるかどうか、税金上認められるかどうかは、人間が判断します。人間が判断する以上、あいまいで当然なのです。

　ここからは売上と経費の証拠についてお話しします。

売上の証拠

　売上の証拠は、こちらで作らなければいけないものです。

●請求書控
　売上代金が口座に入金される場合、こちらから発行した請求書控と預金の入金履歴が売上の証拠となります。請求書がモレていないことを明らかにするために、請求書には連番をふっておきましょう。ソフトやシステムを使わずに、Excelで請求書を作成・発行するときには気をつけてください。預金の入金履歴しか証拠がない場合は、その入金の理由を示す証拠資料を作っておきましょう。インボイス後、インボイスに登録した場合には、その登録番号をはじめとする項目が請求書に必要となります。電子帳簿保存法改正後は、データでつくって送った請求書をデータのままとっておくこともできます。

●契約書
　契約にしたがって、入金がある場合には、契約書をきちんと保管しておきましょう。口約束の場合も、メモを必ず残しておきましょう。ただし、証拠という問題以前に、口約束で取引をすることはやめたいものです。

●領収書控
　現金で代金を受け取った場合は、領収書の発行と領収書控の保存が必要です。現金はごまかしがきくため、税務署も目を光らせます。現金取引にはすべて領収書を出しましょう。レジを導入している場合は、レジレシートの控えでもかまいません。Excelで領収書を作るなら、モレがないことを示すために連番をふりましょう。また、現金売上が5万円以上100万円以下の場合（クレジットカードの場合は不要）は、印紙200円が必要です。

経費の証拠

　経費の証拠は、支払った相手先が作成・発行し、こちらが受け取るものです。インボイス後は消費税の原則課税の場合、経費のチェックが必要です。

●請求書
　得意先から受け取った請求書は、支払いの証拠となります。届いた請求書、メールなどは支払時までいったん保管し、支払った後はクリアファイルにでも入れておけば大丈夫です。過度に整理整頓しなくてもかまいません。

●契約書
　契約に基づいて預金から支払う場合は、その契約書が証拠になります。ただし、売上の何％を支払うというような契約の場合は、そのつど、支払明細書を作るか、先方から請求書を出してもらったほうがいいでしょう。

●預金の支払履歴
　預金支払履歴しか証拠がない場合は、その支払いの理由を示す証拠資料を作っておきましょう。ブラウザやメールのスクリーンショット保存したものでもかまいません。

●領収書
　現金で支払った場合は領収書が証拠となります。適正な項目が書かれていれば、レシートでも大丈夫です。集めた領収書は、「記録する」のステップにつなげましょう。

　証拠で特に重要なのは、金額が大きい売上、仕入、外注費です。支払先、内容、時期（いつ発生したものか）を明確にしておきましょう。

（本原稿は『【インボイス対応版】ひとり社長の経理の基本』を一部抜粋・加筆したものです）