「この人、仕事ができるな」は、毎日のメールで決まる。「相手に間違ったニュアンスで伝わってしまう」「文面がこわいと言われるが、原因がわからない」「メールの返信に時間がかかりすぎて、1日が終わってしまう」。メール仕事には、意外と悩みがつきものです。本連載では、中川路亜紀著『新版 気のきいた短いメールが書ける本』（ダイヤモンド社）から編集・抜粋し、迷いがちなメールの悩みを解決するヒントをお届けします。（構成／ダイヤモンド社書籍編集局）
メールチェックは決まった時間に
イラスト：水谷慶大
メールチェックは、朝イチ、午後イチ、退勤前など、決まった時間に固めてやると効率的。急ぎの連絡を待っているのでなければ、だらだらメールをチェックするのは無駄が多いからです。
頻繁にメールチェックをすると、そのつど予定外の時間をとられたり、ほかの仕事にまぎれて重要な返信を忘れてしまったりします。
メールは仕分けて対応
メールを開いたら、次のどれかに仕分けて処理します。後で返信することにしたメールは、忘れないように備忘対策を
①簡単な返信ですむとき
了解したことを伝えるだけの場合、ひとことお礼を言えばすむ場合は、簡潔なメールを即返信。
②相手が一刻も早い返事を求めているとき
YES・NO・保留のいずれかを即返信。保留する場合は、いつまでに返事するか明記し、確実に返信できるよう必要な手を打ちます。
③返信に確認・検討のための時間が必要なとき
相手がそれほど急いでなければ、返事に1日程度の時間をとることは失礼ではありません。きちんと調べて後で返信。
④特別にていねいな返信が必要なとき
相手がVIPだったり用件がデリケートだったりして、返信文をじっくり練りたい場合は、後で返信。
※本記事は『新版 気のきいた短いメールが書ける本』を一部抜粋・編集したものです。
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