「感じのいい人になれるか」は毎日のメールで決まる。相手に間違ったニュアンスで伝わってしまう」「文面がこわいと言われるが、原因がわからない」「メールの返信に時間がかかりすぎて、1日が終わってしまう」。メール仕事には、意外と悩みがつきものです。本連載では、中川路亜紀著『新版 気のきいた短いメールが書ける本』（ダイヤモンド社）から編集・抜粋し、迷いがちなメールの悩みを解決するヒントをお届けします。（構成／ダイヤモンド社書籍編集局）
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いまや多くの会社で、メールに加えてチャットが欠かせない連絡手段になっています。ビジネスチャットでは「即返信」が基本とされますが、常に即答するのは現実的に難しいもの。では返信が遅れてしまったとき、相手の不安や不快感を和らげるには、どんな言葉を添えればよいのでしょうか。
無理しない範囲での「即返信」を
チャットを仕事の連絡手段として利用するからには、着信をこまめにチェックして、なるべく早く返信するのが基本です。特に、内容から至急の対応が必要とわかる場合は、折り返し返信するように努めます。ただし、「なるべく」の幅は、場合によって柔軟に考えたほうがよいでしょう。
常に仕事の連絡にさらされ即答を求められ続けることは、多くの人にとって苦痛ですし、メンタルヘルスにも悪影響を与えることが問題になりました。
そのため、ビジネスチャットの利用方法については、一定のルールやマナーを申し合わせておくことが推奨されています。業務内容にもよりますが、たとえば、
□緊急時以外は、勤務時間外は送信しない。
□勤務時間外は、通知をオフにしてよい。
□スマホ等を開いたり返信を書いたりしづらい状況にある場合は無理をしなくてよい。
などのルールです。
ルールというよりは「思いやり」かもしれませんが、これらをお互いに了解しておくと、チャットが苦痛になることを防ぐことができます。
「即返信」できなかったときにつかえる一言
メッセージを受け取ってからうっかり時間が経ってしまった場合は、簡単に事情を説明して返信します。また、あらかじめ対応できないことが予測される場合は、伝えておくと、相手をイライラさせずにすむでしょう。
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■ 返信が遅くなったとき
・○○の先月の売上を知りたいのですが、わかりますか？
――時間が経過――
・失礼しました。データはとりまとめ中ですので、明日にはお知らせできると思います。
■ 対応が遅れることがわかっているとき
・明日は出張で空路移動しますので、連絡がとりにくくなります。
■ タイムリミットがきて返信できなくなったとき
・資料4は、標題がわかりにくくありませんか？
・検討が必要ですね。申し訳ありません。出かけてしまうので、戻ってから見直したいと思います。
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本記事は『新版 気のきいた短いメールが書ける本』を一部抜粋・編集したものです。
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