「今日も仕事が、終わらなかった…!!」
毎日「また終わらなかった…」を繰り返して、うんざりしたり、落ち込んだりしていないだろうか。「量が多すぎて残業ばかり」「要領が悪い」「やりたいことができない」など、悩みは根深いのではないだろうか。
「その原因は3つの“隠れたムダ”です」ータスク管理オタクで、ダンドリ磨いて30年超のエキスパート・萩原雅裕さんはこう語る。今回は書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』の中から、「仕事を終わらせるコツ」を紹介する。
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「いきなりパワポを作る」がダメな理由
「お客さんへの提案資料、作っといて！」
こう指示を受けた時に、まず何をするでしょうか。
ここで仕事ができない人がやってしまうのが、いきなりパワーポイントを開いて「とりあえず手を動かす」です。
なぜこれがダメなのか。それは、「ゴールにたどり着く保証がないままに走り出している」からです。
これは、仕事の隠れたムダのうちの1つである“手戻り”を発生させる要因になります。
今回は仕事を終わらせるための3つの技術のうち「計画モード」について紹介していきましょう。
ゴールにたどり着ける保証がない
よく考えてみてください。「とりあえずパワーポイントを開く」ところまでが仮に合っていたとしても、上司が求めているのが実は「Wordのようなテキストベタ打ち」だとしたら、どうなるでしょう。パワーポイントで作った資料はすべてムダになります。結果として、もう一度同じような作業をやり直す＝「手戻り」になってしまいます。
これは、マラソンのゴールを確認せずに、いきなり走り出しているようなものです。ゴールにたどり着ける保証がないままに走り出してしまうと、結局“隠れたムダ”が発生します。
多くの人は計画を立てますが、その計画は「提案資料を作る」といった大きな塊のままです。実際に手を動かす段階になって初めて、「まず何から始めればいいのか」「具体的にはどうすればいいのか」を考え始めてしまう。そのために、ゴールではないところにたどり着き、結局手戻りしてしまうのです。
「計画」は終わるように作る
計画モードでは、「終わる計画を作る」ことがゴールです。隠れたムダの1つ目「作業のムダ」を生む原因である「手戻り」を減らし、仕事のゴールとそこまでの道筋を描く技術です。具体的には、アクション動詞を使って「あとはやるだけ状態」を作り、「脳内リハーサル」をすることで、どんな仕事でも、手を動かす瞬間に迷いがゼロになる状態を作ります。
まずは「ゴールの場所」と、「ゴールまでの道筋」を確認することで、これまでより速く、伝わるようになるのです。
（本記事は『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』の一部を編集・調整・加筆した原稿です）
＼計画・実行・中断の技術で／
毎日思い通りに仕事が終わる！
本書の内容
☆★仕事が3倍速くなる【計画・実行・中断】の技術★☆
◎隠れたムダ① 手戻りをなくす
→「計画モード」で終わる計画を作る
（脳内リハーサルで「あとはやるだけ状態」に）
◎隠れたムダ② 切り替えをなくす
→「実行モード」で迷わず手を動かす
（超集中で「頭のいい自分」を引き出す）
◎隠れたムダ③ 一度やったことを忘れる
→「中断モード」で思い出す時間をゼロにする
（引き継ぎで「頭のいい自分」をリロードする）
＋
究極の進化系「●●モード」で
仕事が10倍速くなる。
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『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』萩原雅裕・著（ダイヤモンド社）
