「今日も仕事が、終わらなかった…!!」
毎日「また終わらなかった…」を繰り返して、うんざりしたり、落ち込んだりしていないだろうか。「量が多すぎて残業ばかり」「要領が悪い」「やりたいことができない」など、悩みは根深いのではないだろうか。
「その原因は3つの“隠れたムダ”です」ータスク管理オタクで、ダンドリ磨いて30年超のエキスパート・萩原雅裕さんはこう語る。今回は書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』の中から、「仕事が終わらせる人のコツ」を紹介する。
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「指示をつけた瞬間」にすべき1つのこと
みなさんは上司から指示を受けた瞬間に何をしていますか？
上司からの急な指示、同僚からの相談、お客様からの問い合わせ……私たちの仕事では、計画通りに進められることの方が少ないかもしれません。
「急ぎでこれお願い！」と言われても、慌てて取り掛かってはいけません。その前に「ちょっと待って」と伝えて、やるべきことがあります。
それは、「ゴールがどこか？」を計画する時間を持つことです。「何をどう手を動かせば、仕事が終わるのか？」を正確に見積もらないと、仕事は思い通りには終わりません。
ここで使うのが「終わる計画を作る」＝計画の技術です。
「やり直し」が生じる理由
あなたが上司から仕事を頼まれたときのことを思い出してください。主に話しているのは、誰でしょうか。
きっと、上司のほうが長く話していると思います。ということは、その仕事はあくまで上司の視点で語られていることになります。つまり、上司はその仕事のゴールを知っているのに、指示を受けたあなたはそれを知らない状態なのです。それを知らずに走り出してしまうと、「やり直し」「手戻り」「作業のムダ」が生じてしまいます。
その場で、30秒でいいので作業を書き出しましょう。そして、「ゴールがどこか？」を確認するのです。
ゴールの①場所②道筋を確認する
このゴールを、本書では次の2つに分けて考えます。
まずは「①ゴールの場所」です。
仕事のゴールを確認していなかったり、認識がズレていたりしたために、やり直しになることは、たくさんあります。例えば「会議の内容をまとめておいて」と上司に指示されてパワーポイントでしっかりした資料を3時間かけて作ったら、「箇条書きでいいから、もっと早く共有してほしかった」と言われてしまった、のようなケースがこれに当たります。要は違うゴールを見ていたために、仕事に手戻りが発生して、終わりが遠のいたわけです。
次に「②ゴールまでの「道筋」」を確認する必要があります。
例えば、「来週の会議資料を作っておいて」と言われて、自分が作業すれば良いと思って直前まで放置していたら、実は必要なデータが不足しており、関係部署から取り寄せるのに2日かかることが後からわかった場合がこれに当たります。
このようなケースは、道筋の確認不足と言えます。事前にコースを確認していないから、コースの途中の坂道や障害に気づかないのです。一度コースを辿っておかなければ、コースの途中に何があるのかは把握できないのです。
①ゴールの場所②ゴールまでの道筋はいずれも、事前に考えておけばわかることです。
つまり2つとも、事前に防げたはずの“隠れたムダ”なのです。
（本記事は『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』の一部を編集・調整・加筆した原稿です）
＼計画・実行・中断の技術で／
毎日思い通りに仕事が終わる！
本書の内容
☆★仕事が3倍速くなる【計画・実行・中断】の技術★☆
◎隠れたムダ① 手戻りをなくす
→「計画モード」で終わる計画を作る
（脳内リハーサルで「あとはやるだけ状態」に）
◎隠れたムダ② 切り替えをなくす
→「実行モード」で迷わず手を動かす
（超集中で「頭のいい自分」を引き出す）
◎隠れたムダ③ 一度やったことを忘れる
→「中断モード」で思い出す時間をゼロにする
（引き継ぎで「頭のいい自分」をリロードする）
＋
究極の進化系「●●モード」で
仕事が10倍速くなる。
ー
『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』萩原雅裕・著（ダイヤモンド社）
