「今日も仕事が、終わらなかった…!!」
毎日「また終わらなかった…」を繰り返して、うんざりしたり、落ち込んだりしていないだろうか。「量が多すぎて残業ばかり」「要領が悪い」「やりたいことができない」など、悩みは根深いのではないだろうか。
「その原因は3つの“隠れたムダ”です」ータスク管理オタクで、ダンドリ磨いて30年超のエキスパート・萩原雅裕さんはこう語る。今回は書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』の中から、「仕事が終わらせる人のコツ」を紹介する。
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仕事ができない人が見落としている1つのこと
質問です。
今からどこか知らない場所に行くとしたら、何の情報が必要でしょうか。
例えば仮に、あなたの住んでいる場所から東京駅まで向かうことを考えてみてください。あなたは、どうやって向かいますか？
きっと今、地図アプリや乗り換え案内サービスなどで、自宅から東京駅までの経路を調べたと思います。
このように、どこか知らない場所へ行くときには、ゴール（行き先）がわかっているだけでは不十分です。現在地からの道順はもちろんですが、それに加えて詳細な乗り換えルートがわからなければ、たどり着けません。ルート案内や乗り換え案内が、「どこまで進んでどこを曲がる」「どこで乗り換える」と指示してくれるからこそ、ゴールまでたどり着けるのです。ルート案内が表示されたら、その指示に従って「あとは進むだけ」ですよね。
仕事も同じです。現時点からゴールまでの道順が必要です。
しかし、仕事ができない人は、ゴールの場所も、道順も確認せずに「とりあえず」「なるはや」で仕事を始めようとしてしまいます。これは、結果的に仕事が「手戻り」したり、すべてムダになってしまう原因です。
計画を立てる時に確認すべき2つのこと
本書で紹介している「計画の技術」では、「終わる計画を立てる」ために必要なこと＝計画モードの方法を紹介しています。
「計画モード」で確認するべきことは、たった2つしかありません。
・1ゴールの場所
・2ゴールまでの道筋
例えば、新規事業開発チームで、新サービスの見込みお客さんにヒアリングをする必要があるとします。新規事業ですから、社内でもその市場についての知見を持つ人はいません。まだ検討段階ですから、どのような人が見込みお客さんになるかもわかりません。まずはあたりをつけてヒアリングをしてみるしかありません。
ところが、そう言いながらも行動する前の段階で「提案書を作るなら、だいたい1週間くらいで終わるかな」と見積もっていないでしょうか。
既存お客さんへのヒアリングなら1週間で終わるかもしれませんが、そもそも接点のない見込みお客さんとの連絡手段を探すだけでも時間がかかるでしょう。さらに、その相手と初回のコミュニケーションを取り、ヒアリングの許諾を得る必要があります。一人目ですんなりうまくいくとは限りません。数名の連絡先を入手し、コミュニケーションを取る必要があるでしょう。許諾を得られたら、スケジュール調整をする必要があります。
ここまでわかって初めて、「終わる計画が立つ」ようになっていくのです。
（本記事は『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』の一部を編集・調整・加筆した原稿です）
＼計画・実行・中断の技術で／
毎日思い通りに仕事が終わる！
本書の内容
☆★仕事が3倍速くなる【計画・実行・中断】の技術★☆
◎隠れたムダ① 手戻りをなくす
→「計画モード」で終わる計画を作る
（脳内リハーサルで「あとはやるだけ状態」に）
◎隠れたムダ② 切り替えをなくす
→「実行モード」で迷わず手を動かす
（超集中で「頭のいい自分」を引き出す）
◎隠れたムダ③ 一度やったことを忘れる
→「中断モード」で思い出す時間をゼロにする
（引き継ぎで「頭のいい自分」をリロードする）
＋
究極の進化系「●●モード」で
仕事が10倍速くなる。
ー
『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』萩原雅裕・著（ダイヤモンド社）
