「今日も仕事が、終わらなかった…!!」
毎日「また終わらなかった…」を繰り返して、うんざりしたり、落ち込んだりしていないだろうか。「量が多すぎて残業ばかり」「要領が悪い」「やりたいことができない」など、悩みは根深いのではないだろうか。
「その原因は3つの“隠れたムダ”です」――タスク管理オタクで、ダンドリ磨いて30年超のエキスパート・萩原雅裕さんはこう語る。今回は書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』の中から、「仕事を終わらせる人のコツ」を紹介する。
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なぜ、締切を守れないのか？
「また遅れた…」
いつも締切を守らない人は、あまたの身の回りにいるのではないでしょうか。部下でも、取引先でも、もしかすると上司かもしれません。
「締切を守らない」のは、社会人としてNGとはよく言われますよね。しかし、締切を守れない人のほうも、わざとやっているのではなく、「つい、いつもいつも破ってしまう…」ということもあるかもしれません。
実はこの場合、「計画」に問題があるかもしれません。
締切を決める時には、作業量を見積もり、「計画」を立てるでしょう。しかし、この「計画」に問題があります。締切を破ってしまう人は、計画を立てる技術に問題があるのです。
具体的には、「終わる計画」ではなく、「終わらない計画」を立ててしまっています。
適当な見積もりでも、人に伝えたら「期限」
仕事をうまく進められない人は、すぐに作業に着手しがちです。目の前の作業はイメージできるので、すぐに着手して、あとの作業については「そのときになったら考えればいい」と思ってしまうのです。
つまり「やってみたけど終わらなかった」というのは、「そもそもわかっていないにもかかわらず、手を動かし始めてしまった」「終わり時間を適当に見積もってしまった」のほうが、実態に近いのです。
すなわち「いつ終わるかちゃんとわかっていなかったのに、計画として決めてしまった」。そしてその「適当な見積もり」がいつの間にか「計画」になってしまったのです。
どれほど適当な見積もりでも、上司やお客さんに伝えていれば、それは「期限」になります。それでは終わる計画がないままにスタートしていることになってしまいます。
こうして、「とりあえず手を動かして」曖昧に立てた見積もりが、その後「期限」となってしまいます。しかしその見積もりは「終わらない計画」ですから、結果として仕事は終わりません。こうして、締切を破ってしまうのです。
（本記事は『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』に編集・調整し、一部特別に書き下ろした原稿です）
＼計画・実行・中断の技術で／
毎日思い通りに仕事が終わる！
本書の内容
☆★仕事が3倍速くなる【計画・実行・中断】の技術★☆
◎隠れたムダ① 手戻りをなくす
→「計画モード」で終わる計画を作る
（脳内リハーサルで「あとはやるだけ状態」に）
◎隠れたムダ② 切り替えをなくす
→「実行モード」で迷わず手を動かす
（超集中で「頭のいい自分」を引き出す）
◎隠れたムダ③ 一度やったことを忘れる
→「中断モード」で思い出す時間をゼロにする
（引き継ぎで「頭のいい自分」をリロードする）
＋
究極の進化系「●●モード」で
仕事が10倍速くなる。
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『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』萩原雅裕・著（ダイヤモンド社）
