「報連相は大事」とよく言われます。しかし、報連相をしているのに評価される人もいれば、逆に相手をイラつかせてしまう人もいます。その違いは何なのでしょうか？ 3万人を分析して「仕事ができる人」になる絶対ルールをまとめた書籍『仕事ができる人の頭のなか』著者の木暮太一氏に伺いました。
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人をイラつかせる報連相
社会人になると、必ずと言っていいほど教わる言葉があります。「報連相」です。報告・連絡・相談ですね。「とにかく報連相をちゃんとしろ」と、耳にタコができるほど言われた人も多いと思います。
ぼくも新人のころ、これを愚直に守ろうとしました。何かあれば報告する。こまめに連絡する。少しでも迷ったら相談する。教わったとおり、まじめにやっていたつもりでした。
ところが、報連相をすればするほど、なぜか上司の機嫌が悪くなっていきました。
「で？」
「だから、何？」
「それ、いまオレに言う必要ある？」
当時のぼくには、なぜ不機嫌になられているのか、まったく意味が分かりませんでした。言われたとおりにやっているのに、なぜ怒られるのか、理不尽だとすら思っていました。でも、いま振り返れば、よくわかります。上司の言い方はともかく、悪いのはぼくのほうでした。
そもそもなぜ大事なのか？
そもそも、なぜ報連相は大事だと言われているのでしょうか？
報連相が大事なのは、それによって「相手の不安が減る」からです。これが、すべての出発点です。
上司の立場に立ってみると、よく分かります。
上司は、部下に任せた仕事が順調に進んでいるのか、それともどこかで止まっているのかわかりません。何の共有もないと、上司はずっと不安なまま、頭のどこかでその案件を気にし続けなければなりません。「あれ、大丈夫かな」「進んでいるのかな」と脳のエネルギーを使わなければいけません。
一方で、適切なタイミングで状況が共有されると、「ああ、大丈夫そうだな」と安心して、その案件を一度、頭から消すことができます。連絡も相談も本質的には同じです。
この「頭から消せる」状態をつくってあげることこそ、報連相の本当の目的なのです。つまり報連相とは、突き詰めれば「上司の不安を減らすための道具」なんです。
できる人は「相手の負担」を想像する
この目的が分かると、かつてのぼくが怒られていた理由も、よくわかります。ぼくの報連相は、相手の不安を減らすどころか、むしろ増やしていました。たとえば、起きたことをただ時系列で、長々と話していました。
「まず、こういうことがあって、それから先方に連絡したらこう言われて、それでぼくはこう思って……」
これを聞かされている上司は、「で、結局どうなの？ 大丈夫なの？ 何をしてほしいの？」が、最後まで分からない。安心するどころか、「この報告、いったい何のためなんだ」と、逆にいら立ってきます。報連相という名前の、負荷の追加だったわけです。
まじめな人ほど、ここにハマります。
「報連相は大事」と言われたから、たくさん・細かく報告します。
でも、目的を外したまま量だけを増やすと、相手にとっては「どうでもいい情報が、たくさん飛んでくる、面倒な状態」になってしまうわけですね。よかれと思った行動が、かえって評価を下げているのです。
では、どうすればいいのか。
やることは、とてもシンプルです。
報連相をするとき、「これで相手の不安は減るだろうか？」という、たった一点だけを意識する。それだけで、報連相の質は、まるで変わります。
たとえば報告なら、開口一番に、結論を言う。
「結論から言うと、順調です。納期は問題ありません」
これだけで、上司の不安は、ほぼ消えます。その上で、「一点だけ、判断をお願いしたいことがあります」と、相手にしてほしいことを、明確に伝えます。こうなると、相手は安心し、かつ自分が何をすればいいかもすぐ分かります。
「どんなときに報告すべきか」を聞いておく
ただ、「相手の不安を解消するために報告をする」と言っても、どこが相手の不安要素なのかわからないことが多いでしょう。その場合は、「変化」にフォーカスしてください。
「これを伝えることで、いい変化を生める」
「これを伝えないと、悪い変化が起きてしまう」
そう思ったときに報告をし、相談をするんです。
「これをお伝えしておくことで、来週の会議がスムーズに進むと思いましたので、報告しました」
「いま報告しておかないと、営業部のトラブルが大きくなると考え、お伝えしています」
と上司に報告してみてください。
このように伝えれば「で？ 何が言いたいの？」「なんでオレにそれを言うの？」とは言われません。そして結果的に「相手の不安を減らす」ことにも繋がります。
これができるのは、前提として「その報告をすることで起こせる変化」を自分で理解しているからです。
「いま、それを報告する」ことで、どんなプラスの変化を生めるか、逆に報告しなければどんなマイナスの変化が生じてしまうか、がわからなければいけません。
最初はそれすらもわからないでしょう。
その場合は、上司や先輩に「何に注意して、どんな変化が起きそうだったら報告すべきでしょうか？」と聞くことから始めます。
上司からは、たとえば、
「納期がズレそう（変化しそう）だったら報告して」
「予算が当初の予定から増えそう（変化しそう）だったら報告して」
「このままだと締め切りに間に合わなさそうと思ったら、相談して」
などのポイントがいくつか示されると思います。まずはそこに注目して報告をすべき内容を考えていきます。
報連相は大事です。でも何でもかんでも「報告です」「連絡（共有）しておきます」「相談があります」と声をかけてしまうと、相手の時間を奪うことになります。変化に焦点を当て、相手の負荷を減らすために報連相をしていきましょう。
（本記事は、『仕事ができる人の頭のなか』に関連した書き下ろし記事です）
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□目次
序章 「仕事ができる人」になりたいのに
・付けられたあだ名は「怒られ侍」でした
・どうすれば「仕事ができる人」になれるだろう？
第1章 仕事ができる人とは「周囲の負荷を減らせる人」
・そもそも「仕事ができる人」とは？
・「仕事ができる人」が共通して持っていた5つの力
第2章 仕事ができる人は「言語化力」がある
―でも、それってどういうこと？
・たしかに、仕事ができる人は「言語化」が得意そう
・相手の頭のなかにある「ゴール」を言語化する
・相手の頭のなかにある「作戦プラン」を言語化する
・相手の頭のなかの「アクション」を言語化する
第3章 仕事ができる人は「論理的思考力」がある
―でも、それってどういうこと？
・たしかに、仕事ができる人は「論理的思考」ができそう
・「論理的な人」と「理屈っぽい人」の差
・ゴールを達成するための手段として妥当なものを考える
第4章 仕事ができる人は「コミュニケーション力」がある
―でも、それってどういうこと？
・たしかに、仕事ができる人は「コミュニケーション力」が高そう
・自分の頭のなかを相手に伝える
・「言わなくてもわかるだろ」タイプの上司には？
第5章 仕事ができる人は「対立しない力」がある
―でも、それってどういうこと？
・たしかに、仕事ができる人は「対立」しなそう
・相手の考えを否定しなければいけないときは？
・報連相は相手の負荷を減らすためにおこなう
第6章 仕事ができる人は「行動力」がある
―でも、それってどういうこと？
・たしかに、仕事ができる人は「行動力」がありそう
・仕事ができる人は、「プランB」をすぐに実行する
・「反省会」ではなく、「改善会」をする
巻末特典 仕事ができる人の頭のなかになるガイド
