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誰も発言せず、みな無関心そうな顔で時間が過ぎるのを待ち、管理職だけが話して終わる「白けた会議」は多い。一方で、発言や意見提案が多く、活発な議論が繰り広げられる「意味のある会議」も存在する。その差を分ける要因が「会議の準備」の工夫にあることがわかった。815社17万人の行動と人事評価を分析してわかった、その秘訣を紹介しよう。（構成／ダイヤモンド社・石井一穂）
誰も発言しない「白けた会議」になる理由
会議で誰も発言してくれず、議論が盛り上がらない。
話を振ってみても、みなたいして考えておらず、ありきたりな発言ばかり。
こうした「白けた会議」が、日々いたるところで開かれている。
この現状を変えようと、会議の中身の改善に努力する人は多い。
だが、いくら会議の内容を改善しても、そもそも参加者が「どうせ、いつもと同じ話だろう」という姿勢で参加していたら意味がない。
みな、思考停止した省エネモードになり、結果として「誰も発言しない退屈な時間」になるのだ。
会議名に「目的」を入れるだけで、準備率が30％上がる
では、会議がいつも活発な議論に満ち溢れ、参加者の発言を次々と引き出せる人は何をしているのだろうか。
815社17万人のビジネスパーソンの行動と評価データを分析したところ、その答えがわかった。
会議のタイトルそのもので参加者の意識を変えていたのだ。
多くの人は「定例会議」「進捗報告会」「週次共有会」といった名称をつけていると思います。一方で期待されている人たちは、「週次共有会（改善案3件持参）」と、会議の目的や必要な準備を明記していたのです。
実際、このような名称をつけることで事前準備をしてくる参加者の割合が30％高まるというデータも出ています。
当たり前のことですが、ほとんどの人はやっていません。一般の会議主催者で実践していた人はわずか7％でした。
――『815社17万人を分析してわかった 会社から期待されている人の習慣115』（越川慎司 著）より
会議での発言が少ない。
その原因の多くが、そもそも参加者に「何が求められているのか」が事前に共有されていないことにある。
仕事ができる人たちは、会議の名前を含め、事前に「会議の目的」を参加者に周知することで、準備率を高めていたのである。
会議タイトルを「毎回変える」だけで発言回数が34％増える
会議名の話でいうと、「定例会議」には要注意だ。
その言葉が与える心理的な印象が、参加者の意欲を下げているおそれがある。
「私は“定例”という言葉を禁止しています。定例という名前がついた瞬間、人は思考を止める。“また同じ話か”と脳が省エネモードに入るんです。だから毎回、必ず違う名前をつける。“予算の崖を登る会議”“来月の地雷を探す60分”。大げさに聞こえるかもしれませんが、名前を変えるだけで参加者の発言量が倍になりました」
弊社の調査でも、興味深い結果が出ています。
同じメンバー、同じ議題でも、会議タイトルを変更しただけで参加者の発言回数が平均34％増加したのです。
――『815社17万人を分析してわかった 会社から期待されている人の習慣115』（越川慎司 著）より
真面目な人ほど、なんでも仕組み化したがる。
会議を定例化し、毎回同じ会議名でカレンダーに登録する。
会議準備の効率化のためだが、定例にした瞬間、参加者の脳は省エネモードになり、会議は形骸化する。
ほとんどの人は会議のその場で努力しようとする。
しかし仕事ができる人たちは、会議の「準備の工夫」によって参加者たちの意識を変えることで、会議の質を高めていたのである。
（本稿は、越川慎司著『815社17万人を分析してわかった 会社から期待されている人の習慣115』の一部を引用したオリジナル記事です）
株式会社クロスリバー 代表取締役社長
日系通信会社や外資ベンチャーなどを経て2005年にマイクロソフト米国本社へ入社。その後、日本マイクロソフトの役員としてExcelやPowerPointなどの事業責任者を務める。2017年には週休3日・複業を実践する会社、株式会社クロスリバーを設立し、800社以上の働き方改革を支援。年300回以上提供する企業向けオンライン講座の受講者満足度は平均96％、行動に移す受講者は95％以上。著書は『世界の一流は「休日」に何をしているのか』（クロスメディア・パブリッシング）や、『AI分析でわかった トップ5%社員の習慣』（ディスカヴァー・トゥエンティワン）など33冊、累計130万部。NHK、TBS、テレビ東京、PIVOT、NewsPicksやReHacQなどメディア出演多数。
