「午後は集中しよう」と思っていたのに、午前中の仕事を思い出すところから始まり、気づけば残業になっている。そんな毎日を繰り返していないでしょうか。実は、残業が多い人と少ない人の差は、夕方ではなく「お昼休み」の過ごし方にあります。書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』から、仕事が終わる人の意外な習慣を紹介します。
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午後がうまく始まらない
「午後から本気を出そう」と思って昼休みに入ったものの、午後一番はメールを見返したり、資料を開いたり、「何をやるつもりだったかな」と思い出すことから始まってしまう。そんな経験はないでしょうか。
数時間経ってからようやくエンジンがかかり、気づけば定時までに終わらず残業……というのは、あるあるでしょう。
多くの人は、「午後は集中力が落ちるから仕方ない」と考えるかもしれません。しかし、本当の原因は別のところにあります。
昼休み前に「中断メモ」を残していない
仕事ができる人は、昼休みに入る直前の数十秒を大切にしています。
その時間で、「次は○○のデータを取り出す」「Aさんにメールを返信する」「この数字だけ資料と突合する」といった中断メモを残しています。
一方、残業が多い人は、お昼休みの前に区切りのいいところまで頑張って、そのまま頭を休めてしまいます。その結果、午後に戻ってきたとき、「どこまでやっていたっけ」「次は何を考えていたんだっけ」と思い出す時間が発生してしまうのです。
「アタマ戻り」が午後の時間を奪う
書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？』では、この現象を「アタマ戻り」と呼び、次のように説明しています。
集中していたときの自分、ノッていたときの自分が考えた魅力的なアイデアも、説得力のあるロジックも、秀逸な例え話も、時間の経過とともにどんどん消えていきます。いわば「頭のよかった自分」が徐々に消えていくのです。
こうして起きるのが、みなさんも一度は経験している「あのとき何かいいアイデアを思いついたはず、アレ何だったっけ？」という悲劇的な現象＝「アタマ戻り」です。
昼休みのような短い中断でも同じことが起こります。人は仕事の内容は覚えていても、「何を考えていたか」は簡単に忘れてしまうからです。
残業を減らす人は「午後の自分」を助けている
本書には、こんな言葉もあります。
「仕事をうまく進められる人は、自分が一度考えたことをムダにしません。」
残業が少ない人は、特別に仕事が速いわけではありません。昼休み前の30秒で、「未来の自分」への引き継ぎを残しています。だから午後は、思い出すことに時間を使いません。メモを見た瞬間に仕事へ戻り、そのまま集中できます。
「つい残業してしまう」という人は、昼休みを短くする必要はありません。昼休みに入る直前、「次に何をするか」「何を考えていたか」を一言だけ書き残してみてください。その30秒が、午後の数時間のロスを防ぎ、定時で帰れる一番の近道になるのです。
