残業しない会社を作った3つの仕組み

 そこで、私が実行したことは、大きくこの3つでした。

(1)全社員に定時退社を徹底

 まずは取締役の日高を説得。仕事大好き人間ですから、まず彼女を説得するのが本当に大変でした。責任感に燃えているので、私や社員が帰っても残って仕事したいのです。

「岩崎さんは帰ってもいいですよ。私はやりたい仕事がたくさんあるから残ります」と、なかなか実行してくれませんでしたが、それでも毎日しつこく、「今、定時退社を目指さないと、また以前の会社のように、業績を上げるために長時間働く会社になってしまう」と説明し、最終的には渋々了解してくれました。そして「18時だよー!帰るよー」という号令係になってくれたのです!

 そして、社員には、ワークライフバランスの整った会社になることを宣言。全社員に株式会社ワークライフバランスの代表である小室淑恵さんの「結果を出して定時で帰る仕事術」という本を配り、なぜ残業しない会社になりたいのか?を説明し、社員全員を説得しました。もちろん社長である私自身も早く帰社し、本気度をアピールしました。

(2)業務の棚卸しと業務の選別

 そうは言っても、仕事の量が多すぎて定時で帰れない社員もたくさんいました。そんな社員からは「残業させてほしい!」と不満の声も。そこで、仕事が多すぎる社員には、仕事の棚卸しを実施。なぜ帰れないのか?その理由をひとりずつ確認し、多すぎる仕事の量を確認しました。そこで出てきたのが昔からの慣例で続けられていた仕事。

 皆さん会社にもありませんか?状況が変わったのにもかかわらず、無駄なデータをとり続けていたり、使っていない帳票の更新など、業務を棚卸しすると、目的がわからずに続けている仕事が見つかるのです。それを徹底的に洗い出し、作業を減らしました。

(3)システム化やアウトソーシングを活用し、ルーティンワークや事務作業を無くす

 煩雑な事務作業は、システム化しました。たとえば広告の出稿媒体の管理。弊社は通信販売という販売形態のため広告の出稿媒体が多く、300以上もの媒体を管理することに多くの時間をかけていました。そこで、この媒体管理をシステム化することにしました。おかげで作業効率がアップ。各代理店さんが作ったエクセル表をインポートすることが可能となり、転記作業がなくなり、事務作業が激減し、ミスもなくなりました。

 このように、弊社では同じ事務作業が多い場合は、簡易システムを作り時間を短縮しています。

 また、経理もすべてアウトソーシングしています。以前は振り込み作業は総務担当者が弊社で実施していました。しかし振り込み伝票の量がどんどん増え、社員が振り込み作業にかける時間が長くなったことをきっかけに、振り込み作業を得意としている会社にアウトソーシングを決めました。