ファックスが普及したとき、ビジネスコミュニケーションは大きく変化した。今また、Ｅメールの普及によって、私たちのコミュニケーションのあり方は大きく変化しようとしている。電話、文書（手紙）、ファックス、Ｅメールなど、仕事につかうコミュニケーションツールの種類がふえたことで、情報伝達はますます自由に豊かにできるようになってきた。
ツールはふえたけど
しかし、こうして情報を伝える技術が進歩しスピードが速くなっても、「伝え方」の基本的なポイントは変わっていない。Ｅメールをつかうからといって、その書き方が今までとまったく違うものになったわけではない。ビジネスコミュニケーションの基本原則は、どのツールをつかうときも同じだ。
まずここで、手紙、ファックス、Ｅメールなど、仕事で文書をつくる際の基本原則を示しておこう。
ツールは特性を考えて選ぶ
電話、文書（手紙）、ファックス、Ｅメール――これらのツールは、その特性によってつかい分けるものだ。
伝えたい内容の質、時間的な制約、相手の状況、自分の状況によって、いちばん適切だと思うツールを選ぶ――仕事をしている人なら、誰でも自然にやっていることだが、ときにはこれがうまく選べていないために相手を困らせたり、信頼をそこねたりすることもある。
＜郵送の文書のメリット・デメリット＞
伝えたいことを文書にして郵送する場合、以下のようなメリット・デメリットがある。
○ 受け取る側の設備能力に関係なく誰にでも安心して送れる。
○ すべてこちらの経費負担になるので、大量のものも送りやすい。
○ 相手を拘束しない。相手が不在のときも届けられる。
○ 封筒に入る限り、どんなものでも鮮明な紙面で届けられる。
○ 相手にとって「紙」はいつでも開いて見られるのが便利。保存もたやすい。
○ 4つのツールの中ではもっとも「ていねい」と位置づけられている。
