質問に答えたり、依頼・要望・交渉ごとに承諾する文書を回答状という。

　とにかく情報のスピードが速くなっているので、やたら答えを急がされる場面がふえているが、電話などで自分に決定権のない事柄に即答を求められたときは、「社内で検討させていただきます」とひとまず回答を保留してよい。このとき、いつまでに回答するかをお互いに確認して、結論が出たらなるべく早く伝えるのがマナーだ。

　答える内容がシンプルな場合は、まず電話で伝え、必要があれば相手方の控えとするために文書を送る、という方法でよいだろう。回答内容に日時や金額などのデータが含まれる場合は文書で送ったほうがよい。急ぐ場合はファックスにする。

回答状で心がけたいこと

■なるべく早く回答する。1つの案件についての回答は、途中経過を報告する必要がなければ、なるべく1回の文書で伝える。中途半端な文書を送ると混乱のもと。また、結論が何回かの文書に分かれていると、最終的に集約するのが面倒だ。

■結論をわかりやすく書く。結論に至るまでの事情説明をしたい場合も、結論を最初に書いてから説明する。結論を「記」や「別紙」にまとめて書くのもわかりやすい。くどくど書いていて結論がわからない、という回答状がいちばん困る。

■文書による質問・依頼に対する回答には、頭語に「拝復」を使う。

回答状でよくつかう言葉

先般お問い合わせのありました／先日ご依頼のありました／社内で検討致しました結果／ご回答申し上げます／承諾致します／の条件にて承ります／ご了承くださいますよう／ご用命賜わりますよう／まずはお返事かたがたお願いまで