その予定は重要なのか?
迷った時は予定調整を相手に任せる

 予定調整の依頼が来たら、まずその重要性を測ります。絶対にやるべきものだと判断すれば、入れる隙間を考えます。そして、相手にスケジュールの選択肢を示すことで、決定までの時間を短縮します。

 ちなみに自分が相手に仕事を依頼するときには、候補となる日時をいくつか最初に示すことで、決定時間を早められます。ただ、重要度が同程度となる予定が重複した場合は、なかなか悩ましいものです。

 そのような場合、私はスケジュール調整そのものを相手に依頼してしまう場合もあります。

 相手にとってその仕事のプライオリティが高いのであれば、調整役を買って出てでも依頼をしてくるでしょう。

 もし「それは面倒だから自分でやってよ」という反応だった場合、私は自分の貴重な時間を使うことはありません。とはいえ、ここでの「断り方」というのは技が少々要ります。

「私にとってプライオリティが低いので、それはやりません」と言ってしまうと、人間関係にいい影響を与えることはありません。ということで、

「この依頼が先だったら絶対にやらせていただいたのですが、今回は先約を優先させてもらえますか?」
「非常に魅力的なオファーなので、ぜひとも次の機会につながるように先方とコミュニケーションしてもらえますでしょうか」
「本当は喜んで取り掛かりたいのですが、今回は○○部長の顔を立てさせてもらえると嬉しいです」

 といった感じで、できる限りポジティブワードを使って断りましょう。時間は有限です。仕事の速度をアップして、もっとたくさんの面白い仕事にチャレンジしてみましょう。

(プレゼンテーション・アドバイザー 澤円)