すべては「目的」から。
P&Gでは、書類やメールに限らず、この考え方があらゆる仕事に浸透していました。会議もそうです。まずは「目的」を述べます。それは、できるだけ会議を短くしたいからです。目的を逸脱したり、議論があちこちに飛んでしまわないようにするわけです。
自分が会議を主催する時には、事前に「目的」と簡単な「背景」、それに自分はこうしたいという「結論」をメールで送っておきました。そうすると、参加者が会議に来る段階ですでに、私の「結論（提案）」に賛成か反対か、各自のポジションが決まっているので、賛成か反対かの理由について討議すればいいのです。その場に集まってから、会議の内容を共有して、ああだ、こうだ、と考えるよりも、はるかに効率的です。
いろんな人が参加しますから、参加者がその会議に使う時間をいかに最小化するか、ということを常に考えます。できるだけ早く、自分の職場に戻してあげよう、というような効率性への配慮が求められます。そうすることで、自分だけではなく、まわりも含めて全体として効率を追求できるのです。時間ではなく成果を追求できるのは、自分だけではなく会社全体で努力をしているから、というわけです。この考え方は、素晴らしいと思いました。
会議も書類もメールも、目的、簡単な背景、そして結論。最初だけ、読んだり聞いたりすれば理解できるようにするのが、基本です。どうしても長くなりがちな理由は、最後にするのです。常に、不必要なメールを送らないことも含め、相手の仕事の効率を考えることが大切だと思います。
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■著者紹介
足立 光（あだち・ひかる）
元日本マクドナルド・マーケティング本部長／上席執行役員。1968年、米国テキサス州生まれ。一橋大学商学部卒業。P&Gジャパン（株）マーケティング部に入社し、日本人初の韓国赴任を経験。ブーズ・アレン・ハミルトン、及び（株）ローランドベルガーを経て、ドイツのヘンケルグループに属するシュワルツコフヘンケル(株)に転身。2005年には同社社長に就任。2007年よりヘンケルジャパン(株)取締役 シュワルツコフプロフェッショナル事業本部長を兼務し、2011年からはヘンケルのコスメティック事業の北東・東南アジア全体を統括。（株）ワールド 執行役員 国際本部長を経て、2015年から日本マクドナルド（株）にてマーケティング本部長としてV字回復を牽引し、2018年6月に退任。その後、アジア・パシフィック プロダクトマーケティング シニア・ディレクターとして、（株）ナイアンティックに参画。2016年「Web人賞」受賞。翻訳書に『マーケティング・ゲーム』『P&Gウェイ』（ともに東洋経済新報社）等。オンラインサロン「無双塾」主催。
