2019年4月に罰則つき残業規制がスタートすることもあり、「働き方改革」は喫緊の課題となっている。そんななか、プレッシャーが増しているのがプレイングマネジャー。個人目標とチーム目標を課せられるうえに、上層部からは「残業削減」を求められ、現場からは「仕事は増えてるのに…」と反発を受ける。そこで、1000社を超える企業で「残業削減」「残業ゼロ」を実現してきた小室淑恵さんに『プレイングマネジャー 「残業ゼロ」の仕事術』をまとめていただいた。本連載では、本書のなかから、プレイングマネジャーが、自分もチームも疲弊せずに成果をあげるノウハウをお伝えしていく。
「緊急ではないが重要な業務」を増やす
あなたがマネジメントしているチームは「健全」でしょうか？ それとも「不健全」でしょうか？
これを認識しておくことは、チームの「働き方」を変えるうえで非常に重要なことです。そして、チームの健全性を確認するために、非常に有効な方法があります。下図のように、チーム全体の「業務マトリクス」をつくってみるのです。メンバー全員が担当しているすべての業務を付箋に書き出して、4象限に貼り出したうえで、そのバランスをチェックすると、チームの「健全度」が明確に見えてきます。
もしも、「（1）緊急かつ重要な業務」と「（2）緊急だが重要ではない業務」が多く、「（3）緊急ではないが重要な業務」が少なければ、チーム全体が「仕事に追われている」という不健全な状態にある証拠（下図参照）。疲弊しているチームほど、「（1）緊急かつ重要な業務」に付箋が集中する傾向があるので注意が必要です。
一方、健全なチームは「（3）緊急ではないが重要な業務」に多くの付箋が集まります。
なぜなら、「（1）緊急かつ重要な業務」の多くは、もともと「（3）緊急ではないが重要な業務」だったからです。（3）の段階で少しずつ「重要な業務」を進めることができるチームであれば、自然と「（1）緊急かつ重要な業務」が減ってくるはずなのです。
あるいは、「（3）緊急ではないが重要な業務」に「担当業務のマニュアル化」がいくつも貼られているチームは健全性が高い傾向があります。業務をマニュアル化しておけば、急を要する業務が増加したときに、他のメンバーに業務の一部を任せることができるため、「仕事に追われる状況」が緩和されるからです。
ですから、「仕事に追われる状況」が常態化している不健全なチームは、「（3）緊急ではないが重要な業務」を増やすことによって、（1）と（2）の業務を減らす努力が求められます。もしも、（1）と（2）に付箋が集まる状況を放置すれば、「仕事に追われる状況」は悪化するばかり。その場合には、マネジャーは「この悪循環から抜け出そう」と、メンバーに危機感を訴える必要があります。
そして、このマトリクスを定期的につくることを提案するといいでしょう。できれば毎週1回、少なくとも毎月1回、マトリクスの状態をチェックすることで、チームを健全化していくのです。
そのために重要なのは、日々、「朝夜メール」（連載第20回参照）を書くときに、このマトリクスを思い浮かべながら、業務の優先順位を的確に判断する習慣をつけてもらうことです。「『（3）緊急ではないが重要な業務』に十分な時間を使えているだろうか？」「その時間を確保するために、それ以外の仕事を適切にコントロールできているだろうか？」……。一人ひとりが、そのような意識をもちながら「朝夜メール」をつけることを習慣化できれば、少しずつマトリクスは改善され、健全なチームに変わっていくはずです。
