2019年4月に罰則つき残業規制がスタートすることもあり、「働き方改革」は喫緊の課題となっている。そんななか、プレッシャーが増しているのがプレイングマネジャー。個人目標とチーム目標を課せられるうえに、上層部からは「残業削減」を求められ、現場からは「仕事は増えてるのに…」と反発を受ける。そこで、1000社を超える企業で「残業削減」「残業ゼロ」を実現してきた小室淑恵さんに『プレイングマネジャー 「残業ゼロ」の仕事術』をまとめていただいた。本連載では、本書のなかから、プレイングマネジャーが、自分もチームも疲弊せずに成果をあげるノウハウをお伝えしていく。

「働き方改革」の最強の武器とは?

 チーム全体で「働き方改革」を進めるために、ぜひとも実践していただきたいことがあります。「朝夜メール」です。
 これは、メンバーに「仕事が増えるの?」といった印象をもたれ、一部から否定的な反応が返ってくる可能性もありますが、個人にとってもチームにとっても、生産性を上げるための「最強の武器」となってくれるツールです。

 私たちがコンサルティングした多くのチームでも、最初は若干の抵抗があるものの、しばらくすると「朝夜メールをやってよかった!」というメンバーが続出。さらに、数ヵ月後には「仕事が楽になった!」と感謝の言葉をいただくようになります。ぜひ、チャレンジしてみてください。

 では、「朝夜メール」についてご説明します。
 いたってシンプルなもので、すべてのメンバーに、毎朝、働き始める前に、その日一日のスケジュールを15分単位で見積もり、終業後に、実際にどのように仕事を進めたのかを記録してもらって、朝と夜にそれぞれ記録したものを、メールで送信してチームで共有するというものです(下図参照図)。慣れないうちは少々時間がかかりますが、慣れれば誰でも5分で完了する簡単な習慣です。

朝夜メール

 メンバーには、始業前に「本日優先すべき仕事」を、終業後に「今日の振り返り」をメモしてもらうとともに、「一言メッセージ」も書き込んでもらいます。

 「一言メッセージ」はなんでもかまいません。「3日連続出張でバタバタだけど、頑張ります!」でもいいですし、「このプロジェクトを絶対成功させます!」などと決意表明をしていただいてもかまいません。

 あるいは、「週末は娘の運動会でした!」「ペットの猫が病気で心配です」といったプライベートなことでもOKです。「C社向けの提案書を作っています。医療品業界で盛り込んだほうがいいテーマがあれば教えてください!」といった具体的な相談を書き込むのもいいでしょう。重要なのは、各メンバーの状況をチームで共有すること。そして、「一言メッセージ」に他のメンバーが返信することで、コミュニケーションが促進されることです。

 返信する内容も自由です。

 たとえば「3日連続出張でバタバタだけど、頑張ります!」に対して、「私も2日連続出張。お互い頑張りましょう!」と返してもいいですし、「私は今日、ずっと内勤なので、何か手伝えることがあったらお声がけください!」とサポートを申し出てもいいでしょう。先ほどの具体的な相談に対する回答として、「先月S社に提案した資料が社内共有フォルダの『S社』の中に入っているよ。参考にしてみて。好評だったよ〜!」と返すと、受け取った相手は、次のアクションを起こしやすくなります。

 とにかく大切なのは、何かを返信すること。
 それだけで、「朝夜メール」が楽しくなってくるからです。特に、マネジャーの返信には、メンバーの気持ちを高める重要な効果がありますから、積極的に返信するようにしてください。返信してもらったメンバーは「承認されている」という安心感をもってくれますし、メンバー間のコミュニケーションを活性化させることもできるからです。