「誰が・いつまでに・何をする」を明確にする

小室淑恵(こむろ・よしえ)
株式会社ワーク・ライフバランス代表取締役社長
2006年に起業し、働き方改革コンサルティングを約1000社に提供してきたほか、年間約200回の講演を依頼されている。クライアント企業では、業績を向上させつつ、労働時間の削減や有給休暇取得率、社員満足度、企業内出生率の改善といった成果が出ており、長時間労働体質の企業を生産性の高い組織に改革する手腕に定評がある。主催するワーク・ライフバランスコンサルタント養成講座は全国で約1600人の卒業生を育成し、認定上級コンサルタントが各地域で中小企業の支援も行っている。政府の産業競争力会議民間議員、経済産業省産業構造審議会委員、文部科学省中央教育審議会委員、厚生労働省社会保障審議会年金部会委員、内閣府仕事と生活の調和に関する専門調査会委員などを歴任。著書に『働き方改革』『労働時間革命』(ともに毎日新聞出版)、『6時に帰るチーム術』(日本能率協会マネジメントセンター)など多数。

 次に、「アクションシート」をご紹介します。
「アクションシート」とは、「カエル会議」で決まったすべてのアクションについて、「誰が・いつまでに・何をする」かを記入するシートです(下図)。

アクションシート

 特に重要なのは、「誰が」を明確にすることです。
 たとえば、「マニュアル作成の担当者」を「全員」と書いてしまうと、結局、誰もマニュアルをつくらないという結果を招きがちです。このような場合には、「○○のマニュアルは木下さん」「△△のマニュアルは近藤さん」「みんなのマニュアル作成が進んでいるか確認して、お尻たたきをするのは田中さん」といったように、担当者を特定できるように仕事を細分化するといいでしょう。

 また、「いつまでに」という期日も不可欠ですが、担当者の負担になり過ぎないように配慮する必要があります。メンバーは通常業務をこなすだけでもたいへんなのですから、過度な負担をかけると「働き方改革」への意欲をなくしてしまうかもしれません。ですから、担当者の業務状況をしっかり把握したうえで、実現可能なスケジュールをメンバーと一緒に決めるようにしてください。

「働き方改革」は実行がすべてです。ぜひ、皆さんも「アクションシート」をつくって、チームの「実行力」を高めていただきたいと思います。