2019年4月に罰則つき残業規制がスタートすることもあり、「働き方改革」は喫緊の課題となっている。そんななか、プレッシャーが増しているのがプレイングマネジャー。個人目標とチーム目標を課せられるうえに、上層部からは「残業削減」を求められ、現場からは「仕事は増えてるのに…」と反発を受ける。そこで、1000社を超える企業で「残業削減」「残業ゼロ」を実現してきた小室淑恵さんに『プレイングマネジャー 「残業ゼロ」の仕事術』をまとめていただいた。本連載では、本書のなかから、プレイングマネジャーが、自分もチームも疲弊せずに成果をあげるノウハウをお伝えしていく。

「実行」なくして「改革」なし

 誰だって、「働き方」を変えたいと望んでいます。

「効率的に働いて、大きな成果を出す」ことを望んでいない人はいないはずです。だから、職場で「働き方改革」についてディスカッションをすれば、「ああしたらいい」「こうしたらいい」とおおいに盛り上がることがあります。ときには、非常に優れた「アイデア」が生まれることもあります。そして、「今日はいい会議だった」と高揚感を覚えることもあるでしょう。

 しかし、その会議で話されたことが何一つ実行されず、”それっきり”になってしまうケースが多いのが現実ではないでしょうか? 私自身、そういう経験を何度もしましたが、これでは何の意味もありません。どんなに会議が盛り上がっても、どんなに優れた「アイデア」が出ても、実行しなければ何一つ「働き方」は変わりません。当たり前のことですが、「実行なくして、改革なし」なのです。

 では、どうすれば、そのような事態を防ぐことができるのでしょうか? 簡単です。会議で決まったことについて、必ず「誰が・いつまでに・何をする」を明確にするようにすればいいのです。

 そこで、私たちは「カエル会議」(「働き方改革」の具体的なアクションについて議論する現場メンバーの会議。連載第15回参照)の議事録をつけるのはもちろん、それに加えて「アクションシート」をつくることをおすすめしています。この「アクションシート」に「誰が・いつまでに・何をする」を明記。全員で共有したうえで、進捗状況を「カエル会議」で確認することによって、「実行力」を担保するのです。

 議事録は、下図のようなシンプルなフォーマットに、毎回の「カエル会議」の内容をほぼ定型的に書き込むといいでしょう。書き込む内容は、「実施日時」「出席者」「場所」「次のカエル会議までに実行すること(アクション・担当者・期日)」「次のカエル会議の日程と議題」「議事録」のみ。これらのポイントさえ押さえていれば十分ですから、議事録には手間をかけすぎないようにしてください。

カエル会議議事録

 また、「カエル会議」で付箋ワーク(連載第16回参照)を行ったときには、グルーピングの終わった付箋を撮影して議事録に貼りつけて、ディスカッションの概要をメモしておけば十分です。付箋ワークがどのような方向で進んだのかを、次回の「カエル会議」でもすぐに確認できますし、欠席者へのフォローとしても使えます。