2019年4月に罰則つき残業規制がスタートすることもあり、「働き方改革」は喫緊の課題となっている。そんななか、プレッシャーが増しているのがプレイングマネジャー。個人目標とチーム目標を課せられるうえに、上層部からは「残業削減」を求められ、現場からは「仕事は増えてるのに…」と反発を受ける。そこで、1000社を超える企業で「残業削減」「残業ゼロ」を実現してきた小室淑恵さんに『プレイングマネジャー 「残業ゼロ」の仕事術』をまとめていただいた。本連載では、本書のなかから、プレイングマネジャーが、自分もチームも疲弊せずに成果をあげるノウハウをお伝えしていく。
「リスク」を避けるために何をすればいいか？
2019年4月に残業規制が始まることもあり、多くの職場で「働き方改革」が待ったなしの状況にあります。本連載では、現場のマネジャーがチームで「働き方改革」を進める際の注意点やノウハウをお伝えしていますが、今回は、「働き方改革」が中間管理職に突きつける「最大のリスク」を避けるうえで重要なポイントをご説明したいと思います。
「最大のリスク」とは何か？
そのご説明をする前に、チームで「働き方改革」を始めるときに、ぜひやっておいていただきたいことについてご説明します。それは、「チームの業務分担の可視化」です。
私の見てきたコンサルティング先の職場では、残業の多いチームほど「業務の偏り」が発生。その不公平感から、「関係の質」も低下していました。それを防ぐ方法として、それぞれのメンバーが現在どのような仕事を抱えているのかを「可視化」することで、「業務の偏り」がないかを確認していただきたいのです。そして、負担の重いメンバーをサポートしたり、仕事そのものを別のメンバーに渡したりすることを全員で検討するのです。
やり方は簡単です。まず、A3用紙に、下図のような「緊急度と重要度のマトリクス」を書きます。そのうえで、メンバー一人ひとりが、「現在、自分が担当している業務」をひとつずつ一枚の付箋に書き出します。「ひとり付箋20枚」を目標に、なるべく細かく書き出してもらうといいでしょう。
そして、書き出した付箋を、それぞれ4象限――「（1）緊急かつ重要な業務」「（2）緊急だが重要ではない業務」「（3）緊急ではないが重要な業務」「（4）緊急でも重要でもない業務」――に貼りつけます。そのうえで、貼り出された付箋を1枚ずつ全員で確認しながら、「本当にこの位置でいいのか？」を吟味し、最適な場所に貼り替えていくのです（下図参照）。
ここで、プレイングマネジャーに注意していただきたいことがあります。
プレイングマネジャーは「マネジメント業務」も忘れずに書き出していただきたいのです。特に日頃、ついつい後回しにしがちな「メンバーの育成」「技術や知識の継承」などの業務を書き漏らさないように気をつけてください。
このプロセスを踏めば、現時点におけるチームの業務分担の状況が一目瞭然となります。そのうえで、まず「（1）緊急かつ重要な業務」が、誰にどのような形で配分されているかを確認します。
もし、特定のメンバーに集中しているようであれば、他のメンバーにサポートしてもらったり、業務そのものを他のメンバーに渡せないかを話し合います。「業務の偏り」を是正することで、確実にチームの生産性を高めることができるからです。
