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 パワーポイントでプレゼン資料をつくるのに時間がとられる……。
 そんな悩みを抱えているビジネスパーソンが増えています。そこで、ソフトバンク在籍時に、最速で「一発OK」を勝ち取るプレゼン資料をつくるノウハウを磨き上げた前田鎌利さんにまとめていただいたのが、『パワーポイント最速仕事術』(ダイヤモンド社)です。
「パワーポイント最速仕事術」のポイントは2つ。
 まず、「優れたスライドの型」を把握することです。見た瞬間に内容が理解できるスライドには、「テキスト」「図形」「グラフ」「画像」「アニメーション」などの「型」があります。その「スライドの型」をゴールにすれば、いちいち「どのようなスライドにしようか?」と悩む必要がありません。 次に、その「スライドの型」を最速でつくるパワーポイントの操作法をマスターすることです。パワポには多くの機能がありますが、「スライドの型」をつくるために必要な機能はごくごく限られています。その限られた機能をマスターするだけで、「一発OK」がとれる優れたプレゼン資料があっという間に出来上がるのです。
 そして、『パワーポイント最速仕事術』では、「スライドの型」と「その型をつくるためのパワーポイントの操作法」を、ビジュアル満載で紹介しています。本連載では、その一部を抜粋しながら、優れたプレゼン資料を「最速」でつくるノウハウを解説してまいります。

 早速ですが、下図をご覧ください。

 このような、「ピラミッド型」の図解も、プレゼン資料ではしばしば使用します。

 このスライドは、「日々の業務における実践」のベースには「事業戦略」があり、そのさらに根源には「企業理念」があることを示したものです。このように「ピラミッド・スライド」は、「ものごとの根源」を示すときに有効なものだと言えるでしょう。

 早速、「ピラミッド・スライド」をつくっていきましょう。

 

【手順1】「二等辺三角形」を描画([図形の塗りつぶし>青][枠線>なし])したうえで、[Shift+ドラッグ]で「直線」([枠線>白][太さ6pt])を平行に引く。

[1 ホーム>2 図形]で「二等辺三角形」と「直線」を描画。「直線」は、[3 図形の枠線]の4で白を選択し、[5 太さ]で[6pt]を選択。
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 ここが第一の裏ワザです。パワポ初心者の方は、ピラミッドを構成する3つのパーツを、それぞれ図形でつくろうとするケースが多いですが、それは至難のワザです。そうではなく、太い「直線」で区切りをつけると最速で、図解スライドをつくることができるわけです。

 

【手順2】「直線」をコピペしたうえで、下図のように配置してから、[Shift+ドラッグ]で平行を維持しながら長さを調整。

「直線」をコピペ。1のように配置して長さを縮める。三角形の両辺からはみ出るように「直線」を置くと、左右両方の長さを調整する必要がある。
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 これが第2の裏ワザです。平行線をつくるときは、2本の線を1本ずつ描こうとすると手間取りますから、1本だけ描いて、それをコピペするほうがラクです(まっすぐ水平に横線を引くには[Shift+ドラッグ]を活用することもお忘れなく。そうしないと、水平な線にするのが非常に難しいです)。

 さらに、三角形の両辺からはみ出るように、コピペした線を置くと、左右両方の長さを調整する必要がありますから、二度手間になります。上図のように配置すれば、一度の操作で完了させることができます。こうした工夫も、パワポ操作を最速化するうえで、重要なポイントとなります。

 

【手順3】「白抜き文字」のテキストボックスをコピペする。

 

【手順4】テキストボックスを書き換えて、綺麗に配置する。

 これで、ピラミッド型の図解スライドは完成です。このように、図解スライドをつくるときには、「どういう手順でつくれば、最速でできるか」を事前にイメージしたうえで、パワポの操作に取り掛かるとよいでしょう。闇雲につくり始めると、うまくいかずにやり直しになりがちで、無駄な時間を費やしてしまいます。経験を積めば、一瞬で手順が頭に浮かぶようになり、ノンストップで図解を完成することができるようになるでしょう。

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前田鎌利(まえだ・かまり)
1973年福井県生まれ。東京学芸大学卒業後、光通信に就職。「飛び込み営業」の経験を積む。2000年にジェイフォンに転職して以降、ボーダフォン、ソフトバンクモバイル株式会社(現ソフトバンク株式会社)と17年にわたり移動体通信事業に従事。営業プレゼンはもちろん、代理店向け営業方針説明会、経営戦略部門において中長期計画の策定、渉外部門にて意見書の作成など幅広く担当する。
2010年にソフトバンクグループの後継者育成機関であるソフトバンクアカデミア第1期生に選考され、事業プレゼンで第1位を獲得。孫正義社長に直接プレゼンして数多くの事業提案を承認されたほか、孫社長が行うプレゼン資料の作成も多数担当した。ソフトバンク子会社の社外取締役や、ソフトバンク社内認定講師(プレゼンテーション)として活躍したのち、2013年12月にソフトバンクを退社。独立後、『社内プレゼンの資料作成術』『社外プレゼンの資料作成術』『プレゼン資料のデザイン図鑑』(ダイヤモンド社)を刊行して、ビジネス・プレゼンの定番書としてベストセラーとなる。
2016年株式会社固を設立。ソフトバンク、ヤフーをはじめとする通信各社、株式会社ベネッセコーポレーションなどの教育関係企業・団体のほか、鉄道事業者、総合商社、自動車メーカー、飲料メーカー、医療研究・開発・製造会社など、多方面にわたり年間200社を超える企業においてプレゼン研修・講演、資料作成、コンサルティングなどを行う。プレゼンテーション協会代表理事、サイバー大学客員講師、情報経営イノベーション専門職大学 客員教授なども務める。